Voldoen we aan de vernietigingsplicht?

Op dit moment is het zo dat we documenten waarvan de bewaartermijn verstreken is, niet meer door ons worden vernietigd maar opvraagbaar blijven in het digitale dossier. Wat we wel doen is dossiers van medewerkers die uit dienst zijn overhevelen naar een andere omgeving, waardoor personeelsdossiers niet meer direct opvraagbaar zijn. Voldoen we daarmee aan de vernietigingsplicht?

Antwoord

3 oktober 2016

U mag personeelsgegevens alleen bewaren voor zover u daartoe wettelijk verplicht bent. Per soort gegeven kan de wettelijke bewaartermijn verschillend zijn. Bijvoorbeeld: fiscaal relevante gegevens moet u tot 7 jaar na het einde van het dienstverband bewaren, terwijl u een kopie van het ID-bewijs tot 5 jaar na het einde van het dienstvebrand moet bewaren. Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van tot 2 jaar na het einde van het dienstverband. Zijn gegevens helemaal niet meer relevant en is er dus geen enkele noodzaak om ze te bewaren, zoals functioneringsverslagen, dan moet u ze direct bij het einde van het dienstverband verwijderen. Als u de dossiers indirect opvraagbaar houdt nadat de bewaartermijn is vertreken, handelt u feitelijk in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens.

 

Proefabonnement Themadossiers Salaris Rendement

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Wet- en regelgeving voor ondernemers
    • Videocollege 29 minuten

    De cursus 'Wet en regelgeving voor ondernemers' bespreekt achtereenvolgens de hoofdzaken van de Arbowet, de Wet bescherming persoonsgegevens, Regelgeving voor bedrijf en omgeving en...

  • Professionele personeelsadministratie
    • Videocollege 14 minuten

    Zelfs als u maar één naam op uw loonlijst heeft staan, bent u verplicht een personeelsadministratie bij te houden. Daar komt best veel bij kijken. Veel ondernemers weten...

  • Meldplicht datalekken
    • Videocollege 7 minuten

    De meldplicht datalekken geldt sinds 1 januari 2016. Het houdt in dat uw organisatie een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er sprake is van een ernstige...

Heeft u een vraag over Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)?

Hans van der Spek

Manager Kenniscentrum HRM

Berenschot
Adviseur is nu beschikbaar