Wat gebeurt er met het personeelsdossier bij een opvolgend werkgever?

Welke documenten uit een personeelsdossier moeten juist wel en welke juist niet aan opvolgend werkgever overgedragen worden bij een overname? 

Antwoord

16 augustus 2016

Allereerst is het van belang te definiëren wat 'opvolgend werkgever' betekent. In het (arbeids)recht wordt deze term in verschillende situaties gebruikt. In de eerste plaats kan er sprake zijn van opvolgend werkgeverschap als bijvoorbeeld een werknemer eerst via een detacherings- of uitzendconstructie of iets dergelijks heeft gewerkt en vervolgens het bedrijf besluit de betrokkene 'zelf' in dienst te nemen. In dat geval is er in juridische zin weliswaar sprake van opvolgend werkgeverschap (waardoor de voorgaande periode bij het uitzendbureau meetelt voor de ketenbepaling), maar is er geen juridische grondslag om het personeelsdossier over te dragen. Sterker nog: op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) is dat zonder uitdrukkelijke instemming van de werknemer niet toelaatbaar.

Als er sprake is van een bedrijfsovername of fusie of iets dergelijks, waardoor er sprake is van 'overgang van onderneming' (zoals bedoeld in art.7: 662 Burgerlijk Wetboek), gaan de gevolgen van het opvolgend werkgeverschap veel verder. In dat geval gaan van rechtswege alle rechten en verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst over op de opvolgend werkgever (de zogenoemde 'verkrijger'). In die situatie zal het volledige personeelsdossier overgedragen moeten worden aan de opvolgend werkgever, althans alle relevante rechtsgeldige documenten, inclusief het re-integratiedossier. De opvolgend werkgever zal de re-integratieactiviteiten immers moeten voortzetten en de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter moeten nakomen. Dit is onderdeel van de 'verplichtingen voortvloeiend uit de arbeidsovereenkomst'. Het re-integratietraject begint niet opnieuw! Overigens kan er wel een probleem ontstaan als de opvolgend werkgever een andere bedrijfsarts heeft. Overdracht van (vertrouwelijke, medische) informatie van de ene bedrijfsarts naar de andere is niet vanzelfsprekend en kan mogelijk door de werknemer worden geblokkeerd.

Wat eventuele documentatie over displinaire maatregelen betreft: ook deze zijn onderdeel van 'rechten en verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst' en zullen dus bij bedrijfsovername overgedragen moeten worden aan de opvolgend werkgever. De waarde daarvan is echter in veel gevallen betrekkelijk, aangezien in algemene zin de houdbaarheid/bewaartermijn van dergelijke documenten beperkt is (tenzij er sprake is van een jarenlang patroon) en er bovendien met verandering van werkgever over het algemeen een wijziging in de arbeidsrelatie plaatsvindt. 

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Dossieropbouw bij disfunctioneren
    • Videocollege 10 minuten

    Kunt u afscheid nemen van een werknemer die slecht functioneert zonder een (goed) ontslagdossier? Soms is het antwoord ‘ja’ omdat een werknemer bereid is om akkoord te gaan...

  • AVG: privacyregels op en rond de werkvloer
    • Videocollege 20 minuten

    De privacyregels die de AVG voorschrijft, hebben ook betrekking tot een aantal belangrijke personeelskwesties, zoals personeelsdossiers, identificatieplicht, internetprotocol, thuiswerken,...

Heeft u een vraag over Personeelsdossier?

Jo Weerts

Trainer en presentator

JWinfotainment
Adviseur is nu beschikbaar