Wat moet er in een sleutelverklaring?

Ik heb mijn manager ervan overtuigd dat onze medewerkers sleutels van het kantoorpand moeten krijgen, want ik word horendol van het portiertje spelen. Nu weet ik dat we de afgifte van sleutels goed moeten vastleggen, maar even voor de volledigheid: wat hoort er allemaal in de sleutelverklaring te staan

Antwoord

26 maart 2015

Een sleutelverklaring is vooral bedoeld om te registreren welke medewerkers op welke data sleutels ontvangen hebben. Zo kunt u altijd snel achterhalen waar alle sleutels van de organisatie zich bevinden. Noteer in de verklaring dan ook de naam van de medewerker en zijn functie. Als het goed is, heeft u iedere sleutel aan een specifiek nummer gekoppeld, dus dit nummer noteert u ook.

Toegang

Vervolgens noemt u de datum van afgifte en wie de sleutel overhandigd heeft. Voor de volledigheid kunt u nog vermelden tot welke ruimtes de betreffende sleutels toegang geven, bijvoorbeeld alle deuren, de voordeur, de achterdeur, het archief of de kluis.
De verklaring is ook bedoeld om zogenoemde ‘sleutelhouders’ op de hoogte te stellen van de voorwaarden die gepaard gaan met het gebruik. Denk aan regels als:

  • Sleutelhouder mag geen kopieën maken van afgegeven sleutels.
  • Sleutelhouder moet diefstal of verlies meteen melden bij zijn leidinggevende.
  • Als het dienstverband ophoudt, levert sleutelhouder zijn sleutel uiterlijk op de laatste werkdag in.

Laat de verklaring tweemaal ondertekenen: op de dag van afgifte en op de dag dat de sleutels retour komen.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

  • En als meer intern geheugen niet kan?

    Mijn pc wordt alweer wat ouder en hoewel ik alles regelmatig schoonmaak, begin ik toch steeds vaker stroperigheid op te merken. Het systeem voldoet verder prima, maar...

  • Hoe kom ik van die duivenpoep af?

    Als officemanager ben ik verantwoordelijk voor de schoonmaak van de ramen van ons monumentale kantoorpand. De glazenwasser lapt altijd mooi onze ramen, maar de kleine...

  • Wil ik de poetsers in de avonduurtjes?

    Ik ga een schoonmaakdienst inhuren, waarschijnlijk voor de avonduren. Voordat ik mijn beslissing definitief maak: wat zijn de voor- en nadelen van schoonmaak ná...

Meest gelezen

  • Wat is uw voorraad?

    Een voorraad is een verzameling opgeslagen goederen. Hieronder vallen ook goederen die u heeft ingekocht omdat ze op wat voor plek in uw bedrijfskolom dan ook een grondstof...