Hoe moet ik vergoedingen vrijwilligers in loonadministratie verwerken?

Publicatiedatum 22 juli 2019

Voor het jaarlijkse kerstfeest nodig ik ook altijd de vrijwilligers uit die voor mij werken. Hoe moet ik dat in de loonadministratie verwerken?

U kunt alleen vrijwilligers werkzaamheden laten uitvoeren als u:

  • geen aangifte VPB hoeft te doen;
  • een sportorganisatie bent;
  • een algemeen nut beogende instelling (ANBI) bent. 

Om de vergoeding die zo’n vrijwilliger krijgt, buiten de loonadministratie te houden en voor u en de vrijwilliger onbelast te laten, moet deze binnen de volgende grenzen blijven:

  • maximaal € 150 per maand;
  • maximaal € 1.500 per kalenderjaar.

Die grenzen gelden allebei naast elkaar! Twaalf maanden van € 150 per maand, vallen dus niet binnen de grens van € 1.500 per kalenderjaar en dus ook niet binnen de grenzen van de onbelaste vrijwilligersvergoeding.

Omrekenen naar vergoeding per uur

Binnen deze grenzen per jaar en maand gelden ook nog grenzen per uur: de Belastingdienst beschouwt een vergoeding per uur van maximaal € 4,50 (of € 2,50 als de vrijwilliger jonger dan 22 jaar is) als vrijwilligersvergoeding. Betaalt u meer, dan is er sprake van een marktconforme beloning en is de vrijwilliger een werknemer. Alle gewone regels voor een dienstverband en de loonheffingen gelden dan. Betaalt u per activiteit, dan moet u de vergoeding omrekenen naar een vergoeding per uur.

Hoogte van vergoeding

Voor het bepalen van de hoogte van de vrijwilligersvergoeding tellen alle vergoedingen en verstrekkingen mee: de vergoeding in geld of cadeaubonnen, maar bijvoorbeeld ook de voetbalschoenen of de kleding die u aan hen verstrekt en de zomerbarbecue of het kerstfeest. De waarde van alle vergoedingen en verstrekkingen samen moet binnen de jaar-, maand- en uurgrenzen blijven. Vergeet daarbij ook bijvoorbeeld de jaarlijkse opfriscursus voor de EHBO en de reiskostenvergoeding van de vrijwilliger niet mee te tellen!