Hoe verreken ik het kerstdiner voor vrijwilligers in de loonadministratie?

Publicatiedatum 22 juli 2019

Voor het jaarlijkse kerstdiner nodigen wij ook de vrijwilligers uit die voor onze organisatie werken. Hoe regelen we dat in de loonadministratie?

Uw organisatie kan alleen vrijwilligers werkzaamheden laten uitvoeren als u:

  • geen aangifte vennootschapsbelasting hoeft te doen;
  • een sportorganisatie bent;
  • een algemeen nut beogende instelling (ANBI) bent.

Om de vergoeding die zo’n vrijwilliger krijgt, buiten de loonadministratie te houden en voor uw organisatie en de vrijwilliger onbelast te laten, moet deze binnen de volgende grenzen blijven:

  • maximaal € 150 per maand;
  • maximaal € 1.500 per kalenderjaar.

Die grenzen gelden allebei naast elkaar! Twaalf maanden van € 150 per maand, vallen dus niet binnen de grens van € 1.500 per kalenderjaar en dus ook niet binnen de grenzen van de onbelaste vrijwilligersvergoeding.

Uurloon telt ook mee

Binnen deze grenzen per jaar en maand gelden ook nog grenzen per uur: de Belastingdienst beschouwt een vergoeding per uur van maximaal € 4,50 (of € 2,50 als de vrijwilliger jonger dan 22 jaar is) als vrijwilligersvergoeding. Betaalt u meer, dan is er sprake van een marktconforme beloning en is de vrijwilliger een werknemer. Alle gewone regels voor een dienstverband en de loonheffingen gelden dan. Betaalt u per activiteit, dan moet u de vergoeding omrekenen naar een vergoeding per uur.

Diner moet binnen de grenzen

Voor het bepalen van de hoogte van de vrijwilligersvergoeding tellen alle vergoedingen en verstrekkingen mee: de vergoeding in geld of cadeaubonnen, maar bijvoorbeeld ook de voetbalschoenen of de kleding die uw organisatie verstrekt en de zomerbarbecue of het kerstdiner. De waarde van alle vergoedingen en verstrekkingen samen moet binnen de jaar-, maand- en uurgrenzen blijven. Vergeet daarbij ook bijvoorbeeld de EHBO-cursus en de reiskostenvergoeding van de vrijwilliger niet mee te tellen!