VERDIEPINGSARTIKEL

Werkdruk in uw organisatie structureel verlagen

Werkdruk kan ontegenzeggelijk het werkplezier danig vergallen. Het is dan ook belangrijk om te achterhalen waar de stress vandaan komt en om de balans te herstellen. Een leidinggevende speelt daar bijvoorbeeld een belangrijke rol in. Houd echter wel voor ogen dat werknemers verschillen: wat voor de één een mogelijke bron van werkdruk is, kan voor de ander juist een stimulans betekenen. Hoe kunt u werkdruk verminderen en werkplezier vergroten?


12 april 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Huub Pennock , www.ergo-balans.nl, e-mail: h.pennock@ergo-balans.nl, tel: (06) 52 03 15 14


Medewerkers die de ruimte en bevoegdheid hebben om hun werk naar eigen inzicht in te delen en om zelf problemen op te lossen, hebben zogenoemde regelmogelijkheden. Zij ervaren autonomie. Maar niet iedereen ervaart vrijheid in het werk op dezelfde manier: voor de één is het werkdrukverlagend, omdat hij dan zelf kan bepalen wanneer hij wat doet. Voor de ander kan vrijheid juist een bron van werkdruk zijn; die wil graag horen wat hij wanneer moet doen.

Job Demand-Control-model

Er zijn verschillende manieren om naar werkdruk te kijken. Zo is er het Job Demand-Control-model van socioloog Robert Karasek. Hij onderscheidt op basis van taakeisen en regelmogelijkheden vier soorten werk:

  • Actief werk is de meest gezonde werksituatie. Hoge taakeisen zorgen in dat geval voor uitdaging. Veel regelmogelijkheden geven de ruimte om daarmee om te gaan. Dat leidt tot hoge productiviteit en tevreden medewerkers.
  • Bij werk met weinig spanning zijn er veel regelmogelijkheden in combinatie met lage taakeisen. Stress komt weinig voor: er is genoeg tijd om het werk af te krijgen. Dit leidt wel tot verveling en het verlaagt de productiviteit en uitdaging.
  • Werk met veel spanning is het gevaarlijkst. Door weinig regelmogelijkheden en hoge taakeisen ontstaat snel stress en op termijn een burn-out.
  • Bij passief werk zijn de taakeisen laag en de regelmogelijkheden beperkt. Taken zijn eenvoudig en vaak repeterend. Er wordt weinig initiatief van medewerkers gevraagd. Dit kan op den duur leiden tot een ongezond lage werkdruk.
Ook het aspect ‘sociale steun’ speelt een rol bij het terugdringen van werkdruk.

Ook het aspect ‘sociale steun’ speelt een rol bij het terugdringen van werkdruk. Dat is de mate waarin collega’s, leidinggevenden, familie en vrienden tegemoetkomen aan de sociale behoeften van een medewerker. Biedt de omgeving de nodige sociale steun, dan is dat een goede buffer tegen stress. Er zijn vijf verschillende sociale behoeften:

  • emotioneel: empathie, begrip en vertrouwen;
  • instrumenteel: praktische hulp bij het oplossen van problemen;
  • waarderend: complimenten, respect en aandacht;
  • informatief: verwachtingen uitspreken en feedback geven;
  • sociaal: fijn met elkaar omgaan.

Salaris, waardering en zekerheid

Een beloning is dat wat een medewerker krijgt voor een geleverde prestatie. Maar een beloning is niet alleen uit te drukken in geld. Socioloog Johannes Siegrist, gespecialiseerd in werkstress, onderscheidt drie soorten beloning:

  • salaris: de financiële vergoeding voor de geleverde prestatie;
  • waardering: complimenten, respect en aandacht van anderen;
  • zekerheid: behoud van werk en salaris.

Ervaart de medewerker voldoende beloning, dan is dat een goede basis om met werkdruk om te gaan.

Het is niet altijd rozengeur en maneschijn

Individuele factoren kunnen de regelmogelijkheden van werknemers soms negatief beïnvloeden. Het TNO-werkdrukmodel onderscheidt de volgende drie:

 

  • Regelmogelijkheden gebruiken: de werknemer maakt te weinig gebruik van regelmogelijkheden door gebrek aan motivatie of specifieke vaardigheden.
  • Belastbaarheid: een werknemer krijgt meer werk dan hij aankan.
  • Persoonlijke en werk-privéstressoren: door privésituaties of persoonlijke factoren lukt het soms even niet.

Energievreters en energiegevers

Mensen willen het liefst geen stress, en ze zullen dan ook naar manieren zoeken om met stressvolle situaties om te gaan. Ze gebruiken daarvoor één van de drie zogenoemde ‘coping-stijlen’. Welke, dat is persoonlijk, maar de stijlen zijn wel te trainen:

  • Actief: doelgericht te werk gaan: het probleem analyseren en een oplossing zoeken. Deze stijl geeft vaak de minste stress door het gevoel van controle.
  • Passief: de situatie accepteren, relativeren, vermijden of onderdrukken. Deze stijl is effectief als het probleem zelf niet opgelost kan worden.
  • Asociaal: het probleem afreageren. Deze stijl is vaak het meest stressvol voor de medewerker én zijn omgeving.
Er zullen altijd energievreters zijn waar werknemers niet tegen te beschermen zijn

Er zullen altijd energievreters zijn waar werknemers niet tegen te beschermen zijn, bijvoorbeeld regels die van bovenaf worden opgelegd of verplichte procedures. Wel kunt u werknemers helpen en ondersteunen om werkdruk tegen te gaan en het werkplezier te vergroten. Er zijn vijf manieren om een betere balans tussen energiegevers en energievreters te bewerkstelligen:

  • Pak te beïnvloeden energievreters aan en maak deze daarmee kleiner of laat ze verdwijnen.
  • Accepteer energievreters die niet te beïnvloeden zijn en maak ze zo minder belangrijk.
  • Vergroot energiegevers door er meer aandacht aan te besteden.
  • Voeg nieuwe energiegevers toe. De leidinggevende kan bijvoorbeeld ieder werkoverleg starten met de vraag: ‘Waar ben je trots op?’
  • Stimuleer voldoende ontspanning en herstel zoals een pauze of lunchwandeling waar werknemers energie van krijgen.

Werkdrukhuis voor herkennen energiegevers en energievreters

Dat is natuurlijk allemaal makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe ontdekt u nu wat de relevante energiegevers en energievreters zijn? Elke functie kent immers andere taken en verantwoordelijkheden en ook iedere medewerker is weer anders. Het ‘werkdrukhuis’ kan helpen:

De begane grond is het fundament en staat voor mensgericht ontwerpen van:

  • het gebouw en de werkplek, zoals een ergonomisch ingerichte werkplek;
  • taken en functies, zoals voldoende regelmogelijkheden;
  • gebruiksgemak van de software.

De eerste verdieping symboliseert de organisatie van het werk en de inrichting van bedrijfsprocessen. Die zouden zo ingericht moeten zijn dat er een gezonde balans is tussen de bulk werk en de hoeveelheid medewerkers. Denk na over zaken als piekdrukte, planning en logistiek.

Op de tweede verdieping staat de mens centraal. Elke medewerker heeft zijn eigen vaardigheden, competenties en belastbaarheid. De rol van de leidinggevende en de manier van samenwerken in het team zijn ook belangrijk.

Het beleidsniveau bestrijkt de overkoepelende verdieping: het dak. Vragen die hierbij aan bod komen, zijn:

Sturen en ondersteunen

Twee factoren in leiderschapsstijl zorgen voor goed presterende medewerkers, die werkdruk als beheersbaar ervaren:

 

  • taakgericht door sturing: plannen, organiseren en controleren;
  • mensgericht door ondersteuning: luisteren, coachen en grenzen stellen.

Een leidinggevende die beide beheerst en per situatie kan bepalen welke vorm hij inzet, creëert omstandigheden waarin medewerkers eerder werkdruk als beheersbaar ervaren.