De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wil weten hoe u de verwerking en bescherming van persoonsgegevens geregeld heeft. Hiervoor dient het verwerkingsregister. U mag zelf weten hoe u het register opstelt.

Verplichte gegevens in het verwerkingsregister

Volgens de AVG bent u wel verplicht om in het register de volgende gegevens op te nemen:

• De doelen waarvoor u de persoonsgegevens van donateurs verwerkt (bijvoorbeeld voor het verwerken van de donatie of direct marketing).
• De naam en contactgegevens van uw organisatie of de vertegenwoordiger van uw organisatie, de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) – als u die heeft aangesteld. Verder legt u de naam en contactgegevens vast van eventuele andere organisaties met wie u gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking heeft vastgesteld en eventuele buitenlandse bedrijven waar u persoonsgegevens mee deelt.
• Een beschrijving van de categorieën van personen van wie u gegevens verwerkt (in uw geval donateurs, maar dat kunnen bijvoorbeeld ook klanten of relaties zijn).
• Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens (denk hierbij aan naw-gegevens en telefoonnummers, maar ook aan IP-adressen van computers).
• De datum waarop u de gegevens van donateurs moet wissen, als dat bekend is.
• De categorieën van ontvangers aan wie u persoonsgegevens verstrekt.

Als u gegevens deelt met een land of bedrijf buiten de EU, bent u verplicht dit te vermelden in het register. Ook moet u de technische en organisatorische maatregelen beschrijven waarmee u de persoonsgegevens beveiligt.