Moeten we een kopie van het ID-bewijs van zzp’ers bewaren?

Question

Is het verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van een zzp’er in onze personeelsadministratie te bewaren?

Accepted Answer

Het maken en bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) alleen toegestaan als daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Bij een dienstverband met een werknemer bestaat die grondslag omdat je als werkgever inhoudingsplichtige bent en moet voldoen aan de identificatieplicht.

Er is daarentegen geen wettelijke grondslag voor het bewaren van een kopie van het paspoort of de identiteitskaart van een zelfstandige. Dit is dus meestal niet nodig en niet toegestaan.

BSN nodig voor Belastingdienst

In sommige situaties moet je wel informeren naar het burgerservicenummer (BSN) van iemand. Je organisatie heeft dit namelijk nodig als je uitbetaalde bedragen aan derden door moet geven aan de Belastingdienst (renseigneringsverplichting). Je hebt bijvoorbeeld te maken met uitbetaalde bedragen aan derden bij:

betalingen aan auteurs, sprekers en deelnemers aan medische proeven;
werknemers voor wie de fictieve dienstbetrekking niet geldt, omdat ze niet voldoen aan alle voorwaarden, zoals bij gelijkgestelden of thuiswerkers.

Daarbij heeft je organisatie een ‘vergewisplicht’ op grond van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Dat betekent dat je moet checken of het BSN dat je doorgeeft werkelijk hoort bij de persoon aan wie je het bedrag uitbetaalt. Je kunt bijvoorbeeld aan de persoon vragen om zijn identiteitsbewijs te zien.

Geen BSN nodig bij uitbetaling factuur

Betalingen en verstrekkingen aan personen van wie je een factuur met een te betalen bedrag aan BTW krijgt, vallen niet onder de renseigneringsverplichting. Van zelfstandigen zal je organisatie meestal zo’n factuur ontvangen. Als je deze voldoet, hoef je daarvan geen opgaaf van uitbetaalde bedragen aan derden te doen en heb je ook geen BSN of andere vorm van identificatie nodig – een kloppende factuur volstaat.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Moeten we een kopie van het ID-bewijs van zzp’ers bewaren?

29 juli 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Werken met zzp'ers