Elke werkgever moet jaarlijks controleren of hij de beschikbare vrije ruimte overschrijdt en zo ja, de bijbehorende eindheffing moet betalen. Onder voorwaarde kan deze afrekening op concernniveau gebeuren.
Werkgevers moeten elk jaar afrekenen over het gebruik van de vrije ruimte in dat jaar. Als zij eindheffing moeten betalen vanwege overschrijding van de vrije ruimte in 2023, moeten zij die (uiterlijk) aangeven en betalen bij de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2024. Een werkgever moet dan de eventueel verschuldigde eindheffing werkkostenregeling (WKR) berekenen. Als hij deel uitmaakt van een concern, mag deze afrekening onder voorwaarden ook op concernniveau (artikel) gebeuren. Dat is overigens geen verplichting.
Werkgevers mogen de concernregeling voor de werkkostenregeling toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Deze concernregeling moet niet verward worden met de fiscale eenheid.
Er is sprake van een concern als:
Stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch zo met elkaar zijn verbonden dat zij een eenheid vormen, komen onder voorwaarden ook in aanmerking voor toepassing van de concernregeling.
Als een concern bijvoorbeeld bestaat uit vier onderdelen die allemaal een fiscale loonsom van € 1.000.000 hebben, werkt de vrije ruimte als volgt:
Het verschil is in dit voorbeeld dus € 21.840 aan vrije ruimte in 2023. Als het concern daarover 80% eindheffing moet afrekenen, kost dat € 17.472 aan eindheffing.