Werkgevers moeten de fiscale regels goed in de gaten houden als zij een sinterklaasfeest voor hun werknemers organiseren. Anders klopt – na de goedheiligman – ook de Belastingdienst aan, maar dan met een naheffing en boete.
Bij de fiscale regels voor een sinterklaasfeest moet een werkgever goed opletten. De fiscale behandeling van strooigoed, chocoladeletters, speculaas en andere consumpties die hij aan de werknemers, hun partners en hun kinderen uitdeelt, hangt namelijk af van de locatie van het feest.
Vindt het feest plaats op de werkplek of in een andere vestiging van uw organisatie (bijvoorbeeld in de bedrijfskantine), dan geldt voor de fiscale behandeling van de chocoladeletters, strooigoed, speculaas en andere consumpties voor de werknemer en zijn gezin een nihilwaardering (tool). Dit geldt ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers met wie de werkgever de concernregeling (infographic) toepast.
Vindt het feest op een externe locatie plaats, dan moet de waarde van de consumpties én de rest van het feest bij het loon van de werknemers geteld worden. Maar de werkgever kan de waarde ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte (tool). Dit geldt ook voor andere kosten voor het feest, zoals het inhuren van een hulpsinterklaas of het laten reinigen van de sint- en pietenpakken.
Ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt, cadeautjes en versnaperingen die de genodigden meekrijgen voor thuis of naar zijn huis worden gestuurd, zijn altijd belast loon. De werkgever moet de waarde ervan in het economisch verkeer óf bij het loon van de werknemer tellen en normaal belasten óf aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte laten komen. In de praktijk kiezen de meeste werkgevers voor de laatste optie. Het is immers niet zo leuk als de kosten (deels) op de loonstrook van de werknemer verschijnen.
Voor uitzendkrachten en freelancers die bij de organisatie van de werkgever werken, kan de werkgever de kosten niet in de vrije ruimte onderbrengen. De werkkostenregeling geldt immers alleen voor werknemers die bij de organisatie op de loonlijst staan. Om verstrekkingen voor deze niet-werknemers onbelast te laten, moet de werkgever de eindheffing toepassen voor verstrekkingen aan zakelijke relaties die werknemers ook tegelijk en voor dezelfde gelegenheid ontvangen. De niet-werknemer moet hier over worden geïnformeerd. De werkgever kan ook in zijn algemene voorwaarden een bepaling opnemen dat hij over deze verstrekkingen eindheffing toepast. Verder moet hij vastleggen wie de ontvanger van de verstrekking is. Als de waarde van de verstrekking niet meer is dan € 136, betaalt de werkgever 45% eindheffing. Is de waarde van de verstrekking meer dan € 136, dan betaalt hij over de totale waarde 75% eindheffing.