Een werkgever moet werknemers tegemoet komen in de kosten die zij maken om hun werk uit te voeren, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer, opleidingen of de inrichting van de thuiswerkplek. Vaak hangt dat samen met besluiten waarbij de OR instemmingsrecht heeft. Het is dus goed als de OR de fiscale regels kent.
De fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen, zoals voor woon-werkverkeer, opleidingen of de inrichting van de thuiswerkplek, zijn vastgelegd in de Werkkostenregeling (WKR). De WKR is een regeling met de nodige voorwaarden én uitzonderingen. Een aantal zaken, zoals arbovoorzieningen, mag de werkgever onbelast aan werknemers verstrekken. Andere zaken zijn belast, tenzij de werkgever zich aan strikte voorwaarden houdt. Daarnaast kunnen er in de cao afspraken staan over vergoedingen aan werknemers, zoals de reiskostenvergoeding of een thuiswerkvergoeding. Er gelden dus allerlei regels waar de werkgever rekening mee moet houden in zijn besluitvorming. Ook de ondernemingsraad moet deze regels goed kennen, bijvoorbeeld in het kader van het instemmingsrecht.
De keuzes voor vergoedingen en verstrekkingen hangen vaak samen met de invulling van regelingen waarvoor de bestuurder instemming moet vragen aan de OR (artikel 27, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Dit is bijvoorbeeld het geval bij regelingen die betrekking hebben op de arbeidsomstandigheden of personeelsopleidingen. De bestuurder kan een instemmingsplichtig besluit alleen doorvoeren als de OR ermee heeft ingestemd. De OR moet een goede afweging kunnen maken van de voors en tegens van het voorgenomen besluit. De OR kan hierbij weliswaar een deskundige raadplegen (artikel 16 WOR), maar enige kennis van de fiscale faciliteiten is ook voor OR-leden geen overbodige luxe. De OR kan dan nagaan of de bestuurder de fiscale ruimte optimaal benut om werknemers bepaalde zaken te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen. Zo kan de bestuurder de organisatie en werknemers namelijk veel geld besparen én tegemoetkomen aan de wensen en behoeften van de achterban.
Het OR themadossier ’t Mag wat kosten, of juist niet? legt de regelgeving op het gebied van (onbelaste) vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen helder uit. Het biedt inzicht in de fiscale ruimte die de organisatie heeft om werknemers op een fiscaal gunstige manier te compenseren voor hun zakelijke kosten en de rol van de medezeggenschap hierbij. Dit themadossier is niet alleen een handig naslagwerk voor ondernemingsraden, maar ook voor bijvoorbeeld de HR- en financiële afdelingen. Het themadossier ’t Mag wat kosten, of juist niet? is binnenkort verkrijgbaar via rendementshop.nl.