Geschenk op Valentijnsdag onbelast uitdelen

12 februari 2024 | Door redactie

Als een werkgever op Valentijnsdag rode rozen of chocoladeharten wil uitdelen aan de werknemers, moet hij de waarde van die geschenken op de juiste manier verwerken in de administratie. Deze geschenken hoeven echter niet altijd ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling te komen.

Deelt een werkgever een Valentijnsgeschenk uit aan werknemers, dan moet hij de waarde ervan bij het loon van de werknemer tellen. Maar dat doen werkgevers natuurlijk liever niet. Om de geschenken onbelast te laten, kan de werkgever ze aanwijzen als eindheffingsloon (artikel) en onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Ook voor de werkgever is dit gunstig: er zijn dan geen werkgeverslasten verschuldigd over de waarde van de geschenken.

Andere regels bij derden

Een werkgever mag de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor zijn rekening nemen voor verstrekkingen aan zijn zakelijke relaties die hij tegelijkertijd en voor dezelfde gelegenheid ook aan zijn werknemers geeft. Dit geldt dus ook voor het Valentijnsgeschenk. Deze mogelijkheid kan de werkgever ook gebruiken voor uitzendkrachten en zzp-ers die voor zijn organisatie werken.
Dat kan de werkgever doen door over het geschenk eindheffing aan de Belastingdienst te betalen. De zakelijke relaties hoeven dan over het cadeau geen belasting meer te betalen. Als de waarde van de verstrekking niet meer is dan € 136, betaalt hij 45% eindheffing. Is de waarde van de verstrekking meer dan € 136, dan betaalt hij over de volledige waarde 75% eindheffing. De werkgever moet de ontvanger informeren over het feit dat hij eindheffing op het geschenk heeft toegepast of dit in de algemene voorwaarden vermelden.

Gemeenschappelijke schaal suikerhartjes is onbelast

Een werkgever kan in plaats van voor elke werknemer een apart Valentijnsgeschenk te kopen, ook iets lekkers op de werkvloer uitdelen. Denk bijvoorbeeld aan een grote schaal suikerhartjes in de kantine. Er is dan sprake van een consumptie op de werkplek, en daarvoor geldt onder de WKR een nihilwaardering (tool). In dit geval blijft de vrije ruimte ongemoeid.

Meer informatie over de rechten en plichten rondom feest- en gedenkdagen vindt u in de toolbox Zorg voor goede afspraken over feestdagen en werk.