Hoe zakelijk zijn personeelsuitjes?

Kosten die u maakt voor personeelsfeestjes of –uitjes gaan lang niet altijd ten koste van de vrije ruimte van uw bv. Kosten voor bijvoorbeeld consumpties zijn alleen onbelast als deze in het pand van uw bv genuttigd worden. Hoe zit het met de andere kosten van personeelsuitjes?

26 februari 2015 | Door redactie

Voor de fiscale behandeling van consumpties tijdens een personeelsfeest of -uitje maakt het onder de WKR uit of het feestje plaatsvindt op de werkplek of buiten de deur. Voor hapjes en drankjes op de werkplek geldt namelijk een nihilwaardering, waardoor ze niet van de vrije ruimte snoepen. Als de werknemers tijdens een personeelsuitje op kosten van de baas eten en drinken buiten de werkplek, moeten de kosten hiervoor echter wel ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

Belastingdienst gaat soepeler om met regels

Het ziet er echter naar uit dat de Belastingdienst de regels voor personeelsevenementen soepeler gaat interpreteren. Als een personeelsfeest of -uitje in het kader van de dienstbetrekking plaatsvindt, is de gerichte vrijstelling voor reis- en tijdelijke verblijfskosten van kracht. Dat betekent dat de reiskosten van en naar het uitje niet van de vrije ruimte snoepen en een eventuele overnachting ook niet. Ook de hapjes en drankjes en maaltijden tijdens zo'n evenement hoeft u niet ten laste van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom van uw onderneming te brengen.

Paintballen in de vrije ruimte

Gaat u als onderdeel van de personeelsdag met de werknemers paintballen, salsadansen, cocktails mixen of karten, dan zijn de kosten hiervan wel belast loon. Die moet u dus bij het loon van de werknemer tellen of onderbrengen in de vrije ruimte. Bij deze onderdelen staat het amusement centraal. Onderdelen van de personeelsdag die voornamelijk een zakelijk karakter hebben – zoals een studie-ochtend of strategiebespreking – kunnen onder de gerichte vrijstelling voor cursussen en congressen vallen. Het is dus zaak om van de kosten van uw personeelsdagen gesplitste facturen in uw administratie te bewaren. Zo is van de kosten die u als eindheffingsloon heeft aangewezen altijd duidelijk welk deel u uiteindelijk ook werkelijk ten laste van de vrije ruimte moet laten komen.