In de administratie moet u voor de loonbelasting het kasstelsel toepassen. Dit geldt ook voor de werkkostenregeling. Als u nu een declaratie ontvangt voor kosten uit 2014, mag u deze dus onderbrengen in de vrije ruimte van 2015.
Het uitgangspunt van het kasstelsel is dat u kosten beoordeelt aan hand van de wetgeving die van toepassing is op het moment dat de kosten vorderbaar en inbaar zijn. Als een werknemer nu een declaratie indient, beoordeelt u de kosten pas op het moment van declareren, niet op het moment waarop de kosten door de werknemer zijn gemaakt.
Voor veel kosten die de werknemer declareert, zal een gerichte vrijstelling gelden. U doet er verstandig aan om dit eerst na te kijken. Zo is er bijvoorbeeld een gerichte vrijstelling voor vakliteratuur, zakelijke maaltijden, studiekosten en zakelijke reiskosten tot een bedrag van € 0,19 per kilometer of de werkelijke kosten van het gebruik van het openbaar vervoer.
Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld, moet u als loon behandelen. Dat doet u door ze tot het loon van de werknemer te rekenen of onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. U kunt de vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte van het jaar waarin u de declaratie ontvangt. Ook kosten die de werknemer in 2014 heeft gemaakt, kunt u dus ten laste van de vrije ruimte van 2015 laten komen als de werknemer ze dit jaar declareert.