Kostenvergoeding toch belast onder de WKR?

Onder de werkkostenregeling (WKR) blijft een vaste kostenvergoeding alleen onbelast als deze bestaat uit kosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten zijn aan te merken. Dit moet u van tevoren onderzoeken, anders loopt u het risico dat de hele kostenvergoeding is belast.

30 januari 2015 | Door redactie

Als u regelmatig zakelijke kosten vergoedt van een werknemer, is het zinvol om hem hiervoor een vaste kostenvergoeding te geven. Onder de WKR bent u wel verplicht om alle vaste kostenvergoedingen te onderzoeken en te onderbouwen. Als u namelijk een onbelaste vaste kostenvergoeding aan werknemers geeft met daarin een belast deel, zoals een vergoeding voor een fitnessabonnement buiten de werkplek, is de vergoeding in zijn geheel belast loon omdat u geen (juist) onderzoek heeft uitgevoerd. De vaste kostenvergoeding blijft onbelast als u:

  • het bedrag van de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kunt aantonen;
  • elke vrijstelling en kostenpost omschrijft en een schatting geeft van het bedrag;
  • laat zien uit welke bedragen de vaste vergoeding bestaat;
  • vooraf onderzoek doet naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen of als de omstandigheden wijzigen.

Belaste vergoedingen moet u dus uit de vaste kostenvergoeding laten. 

Vergoeding kan onbelast blijven

Als u niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, moet u de gehele vergoeding als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom) om het onbelast te houden voor de werknemer, zelfs als het alleen uit gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten bestaat. Zorg dus voor een goede onderbouwing. Onze vaktool kan u daarbij helpen.