Wilt u met Pasen een geschenk geven aan uw werknemers, dan moet u rekening houden met de fiscale regels van de werkkostenregeling (WKR). Het paasgeschenk kunt u dan meestal onderbrengen in de vrije ruimte, maar er gelden ook uitzonderingen.
Onder de WKR geldt dat elke verstrekking aan uw werknemers in principe loon vormt. U kunt de waarde ervan bij het loon van de werknemer tellen en normaal belasten of u kunt de verstrekking als eindheffingsloon aanwijzen. In het laatste geval snoept hij meestal van de vrije ruimte. In het geval van een paasgeschenk zult u de werknemer niet zelf voor de loonbelasting willen laten opdraaien. U wijst zo’n geschenk dan aan als eindheffingsloon.
Koopt u voor elke werknemer een luxe paashaas van € 10, dan moet u al die tientjes in de vrije ruimte onderbrengen. Laat u ook uitzendkrachten en freelancers meegenieten, dan valt dit buiten de WKR. Deze krachten ontvangen immers geen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Als u de eindheffing voor hen netjes wilt regelen, moet u over de totale waarde van de paasgeschenken aan niet-werknemers 45% eindheffing afdragen. U moet de ontvangers van de paasgeschenken ook laten weten dat u dit heeft gedaan.
U kunt er ook voor kiezen om niet voor elke werknemer een apart paasgeschenk te kopen, maar een grote schaal paaseieren op de tafel in de kantine te zetten voor algemeen gebruik. In dat geval blijft de vrije ruimte ongemoeid. Er is dan sprake van een consumptie op de werkplek, en daarvoor geldt onder de WKR een nihilwaardering.