Werkgevers kunnen werkkleding aan hun werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Het hangt van de situatie af of zij dit onbelast kunnen doen. Forum Salaris, een online forum van de Belastingdienst (account nodig), publiceerde hierover een handreiking.
Soms kan het gewenst zijn dat werknemers bepaalde kleding dragen tijdens het werk. Bijvoorbeeld voor een nette of eenduidige uitstraling naar externen of voor de veiligheid van werknemers. Een werkgever kan dan deze werkkleding vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Als een werkgever kleding vergoedt of verstrekt, is dit loon voor de werknemer. Dit geldt ook voor de reinigingskosten van de kleding. De werkgever mag deze kosten ook als eindheffingsloon aanwijzen ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Als er geen vrije ruimte meer is, betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Een werkgever kan werkkleding ook ter beschikking stellen. In dat geval blijft de kleding zijn eigendom. Hij kan deze kleding dan op nihil waarderen als is voldaan aan twee voorwaarden:
Als niet aan deze twee voorwaarden is voldaan, is de kleding loon voor de werknemer. De werkgever kan de kosten wel aanwijzen als eindheffingsloon. Als de nihilwaardering wel geldt, mag de werkgever ook de reinigingskosten onbelast vergoeden. Er is dan namelijk sprake van een vergoeding voor zogeheten intermediaire kosten.
Om kleding fiscaal gezien werkkleding te laten zijn, moet voldaan zijn aan één van drie voorwaarden:
Een uniform of overall geldt ook als werkkleding. Er is sprake van een uniform als een groep werknemers dezelfde kleding draagt die ook buiten de werkomgeving met de werkgever of het beroep wordt geassocieerd. Denk hierbij aan de politie, brandweer en militairen.
Maar ook kleding die een werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt op grond van de Arbowet (infographic), is werkkleding. De werknemer betaalt hiervoor geen eigen bijdrage. Een voorbeeld van dergelijke kleding is een paar veiligheidsschoenen.