Vanaf 1 januari 2022 kunnen werkgevers een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding geven voor de thuiswerkdagen. Bij structurele afspraken over het aantal thuiswerk- en kantoordagen kan de werkgever een vaste vergoeding voor thuiswerken combineren met een vaste reiskostenvergoeding.
Het is mogelijk om werknemers die in de regel op een vast aantal dagen thuiswerken en op een vast aantal dagen naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen vanaf 1 januari 2022 een gecombineerde belastingvrije vaste vergoeding te geven voor reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerken onder de werkkostenregeling. Voor een werknemer die structureel deels thuiswerkt en deels op een vaste plaats van werkzaamheden, is het vaststellen van een gecombineerde vergoeding in een voorbeeld uitgewerkt. Dit voorbeeld volgt uit de Memorie van Toelichting bij het wetsvoorstel Belastingplan 2022. Het wetsvoorstel moet nog worden goedgekeurd door de Tweede en Eerste Kamer.
Een werknemer met een vierdaagse werkweek is met zijn werkgever overeengekomen drie dagen per week naar dezelfde werkplek te reizen (woon-werkverkeer) en de andere dag thuis te werken. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 20 kilometer. Op basis van de huidige 128 dagenregeling (zonder gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding) kan de werkgever de reiskostenvergoeding doorbetalen als een werknemer structureel thuiswerkt, zolang op kalenderjaarbasis 128 dagen naar de vaste werkplek wordt gereisd. In dit voorbeeld voldoet de werknemer aan de voorwaarde om de 128 dagenregeling toe te passen als hij ten minste 102 dagen van het kalenderjaar (4/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist. In dat geval mag de onbelaste vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 172 dagen (4/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan afgerond € 109 per maand ((172 dagen x 40 kilometer x € 0,19)/12 maanden).
Volgens de nieuwe regeling kan de werkgever de maximale gecombineerde vaste vrijgestelde reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding als volgt berekenen. Voor de reiskostenvergoeding in 2022 voldoet de werknemer aan de voorwaarde om de 128 dagenregeling toe te passen als hij ten minste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist. In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan afgerond € 82 per maand ((129 dagen x 40 kilometer x € 0,19)/12 maanden). Voor de thuiswerkkostenvergoeding voldoet de werknemer aan de voorwaarde om de 128 dagenregeling toe te passen als hij ten minste 25 dagen van het kalenderjaar (1/5 van 128 dagen) thuiswerkt. In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 43 dagen (1/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar thuiswerkt. De maximaal te ontvangen onbelaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt voor deze werknemer afgerond € 7 per maand (43 dagen x € 2/12 maanden). De maximaal te ontvangen gecombineerde vaste reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding bedraagt onder de nieuwe regeling in dit geval dus € 89 per maand.
Afhankelijk van de reisafstand valt de maximaal toegestane gecombineerde vaste vrijgestelde vergoeding hoger of lager uit dan op basis van de nu geldende regeling. Bij een reisafstand met een enkele reis van niet meer dan 5 kilometer valt de vergoeding onder de nieuwe regeling gunstiger uit voor de werknemer en bij een reisafstand met een enkele reis van 6 kilometer of meer valt de vergoeding juist onder de huidige regeling hoger uit.