Specificeer vaste kostenvergoeding goed
Als u bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst geen specificaties kunt overleggen van vaste kostenvergoedingen, loopt u het risico op een forse naheffingsaanslag. Zo’n vergoeding moet u immers vooraf goed specificeren. Onder de nieuwe werkkostenregeling bent u in de meeste gevallen zelfs verplicht een vaste kostenvergoeding te onderbouwen met een steekproefsgewijs onderzoek.
Als een werknemer of groepen werknemers steeds dezelfde onkosten moeten maken, is het handig om hen een vaste kostenvergoeding te geven. De hoogte hiervan moet u vooraf per kostensoort specificeren. Een recent gepubliceerde rechtszaak draaide om vaste kostenvergoedingen van een accountantskantoor. Werknemers kregen per functieniveau een bepaalde vaste kostenvergoeding. Bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst eind 2004 bleek van deze vergoedingen geen specificatie te zijn opgenomen in de administratie