De eerste aangifte loonheffingen van 2018 is het moment om de balans op te maken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) voor 2017. Werkgevers moeten dus nu toetsen of zij die vrije ruimte overschreden hebben en de rekening aan de Belastingdienst betalen.
Na afloop van elk kalenderjaar moeten werkgevers toetsen of zij in dat jaar binnen de grens van de vrije ruimte van de WKR gebleven zijn. Heeft uw organisatie in heel 2017 niet meer vergoedingen en verstrekkingen aangewezen als eindheffingsloon en ondergebracht in de vrije ruimte (tool) dan er aan vrije ruimte was, dan is er niets aan de hand. De salarisadministrateur hoeft dan in de aangifte loonheffingen over het eerste aangiftetijdvak (tool) van 2018 geen eindheffing werkkostenregeling (WKR) op te geven en te betalen. Die aangifte moet uiterlijk op 28 februari 2018 bij de Belastingdienst binnen zijn en betaald zijn.
Is de totale waarde van de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen hoger dan de beschikbare vrije ruimte, dan moet uw organisatie eindheffing WKR aangeven en betalen. Dat kan een dure aangelegenheid zijn: over de overschrijding van de vrije ruimte is namelijk 80% eindheffing verschuldigd. Het bruteren van de waarde van de vergoeding of verstrekking is echter nog duurder.
Veel werkgevers wisten gedurende 2017 al dat zij de vrije ruimte waarschijnlijk zouden overschrijden of wilden geen risico lopen en hebben daarom gedurende het jaar al eindheffing WKR aangegeven en betaald. Zij moeten nu berekenen of zij te veel of te weinig hebben betaald en het verschil in de eerste loonaangifte van 2018 verrekenen.
Om te bepalen (tool) hoe groot de vrije ruimte van de organisatie is, moet de werkgever de totale fiscale loonsom over 2017 nemen en daar 1,2% van berekenen. Dat is de totale waarde aan vergoedingen en verstrekkingen die voor de werkgever en de werknemer via de vrije ruimte onbelast kunnen blijven.