Het fiscale uitgangspunt is dat alle verstrekkingen aan werknemers loon vormen en de werkgever ze dus in de aangifte loonheffingen moet betrekken. Dat hoeft echter niet altijd. Soms gaat het om een geschenk dat kan worden gezien als een voordeel buiten dienstbetrekking.
Wanneer is er sprake van een voordeel buiten dienstbetrekking? Allereerst is het belangrijk dat het verband met de dienstbetrekking ontbreekt. Het is weliswaar de werkgever die het geschenk geeft, maar dat mag dan niet gebeuren vanwege de werkgever-werknemersrelatie. De verstrekking moet gebeuren uit bijvoorbeeld medeleven of sympathie, in een situatie waarin anderen ook zo’n geschenk zouden geven. Denk daarbij aan de fruitmand bij ziekte en de rouwkrans bij een overlijden. Deze geschenken vallen dus buiten het loonbegrip en zijn sowieso geen loon.
Daarnaast mag het niet gaan om geld of om een waardebon. Een geldbedrag of waardebon is regulier loon dat de werkgever in de loonheffingen moet betrekken, ongeacht of de relatie met de dienstbetrekking ontbreekt. Om fiscaal als voordeel buiten de dienstbetrekking te kwalificeren, moet het verder om een klein persoonlijk geschenk gaan, dus slechts een attentie. Bij een waarde van maximaal € 25 inclusief BTW mag de werkgever ervan uitgaan dat dit het geval is, en kan hij het geschenk dus buiten de loonheffingen laten. Dat wil niet zeggen dat een persoonlijke attentie van een hogere waarde nooit als voordeel buiten de dienstbetrekking kan gelden. Omdat het in principe om een kleine persoonlijke attentie moet gaan, wordt dit in de praktijk ook wel de kleinegeschenkenregeling (infographic) genoemd.
Een in de praktijk veelvoorkomende misvatting is dat zolang de waarde van een geschenk aan werknemers onder de € 25 blijft, er sprake is van de kleinegeschenkenregeling en dus van onbelast loon. Dat is niet het geval. Het moet immers (allereerst) een geschenk zijn zonder verband met de dienstbetrekking. Zodra een geschenk wordt gegeven op grond van de werkgever-werknemersrelatie geldt dit als belast loon, ook bij een waarde onder de € 25. Op bijvoorbeeld het kerstpakket voor de werknemer of een bloemetje bij 10-jarig jubileum is de kleingeschenkenregeling niet van toepassing. De werkgever kan dit ook aanwijzen als eindeffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.