Wat is voor de WKR noodzakelijke apparatuur?
Binnen de werkkostenregeling (WKR) geldt een gerichte vrijstelling voor voorzieningen die werknemers nodig hebben voor de uitvoering van hun werk. Zo kunnen bepaalde gereedschappen en apparaten onbelast blijven. Maar voor welke voorzieningen geldt deze vrijstelling precies?
De werkgever kan bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als ze onder het noodzakelijkheidscriterium (artikel) van de werkkostenregeling vallen. Eventueel privévoordeel dat de werknemer van de voorziening heeft, hoeft de werkgever dan niet tot het loon van de werknemer te rekenen.
Het noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium geldt specifiek voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Er bestaat geen uitputtende lijst van wat wel en niet als noodzakelijk hulpmiddel geldt, aangezien dit verschilt per situatie. Wel gelden er een paar voorwaarden:
- de voorziening is naar redelijk oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
- de werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
- de voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling.
Gereedschap is meerdere keren te gebruiken
Enkele voorbeelden van mogelijk noodzakelijke gereedschappen zijn de kwast van een schilder, het muziekinstrument van een muzikant, de laser-afstandsmeter van een bouwvakker en het fototoestel van een fotograaf. Onder ‘dergelijke apparatuur’ valt daarnaast bijvoorbeeld een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.
Middelen die geen tweede keer gebruikt kunnen worden, zoals de verf van een schilder of stof waarmee kleding gemaakt wordt, zijn dan weer geen gereedschap. Ook werkkleding of kantoormeubilair vallen niet onder het noodzakelijkheidscriterium.
Ook printer kan noodzakelijke voorziening zijn
Onder computers en communicatieapparatuur vallen ICT-middelen zoals desktops, laptops, tablets en mobiele telefoons. Als een printer nodig is voor het uitvoeren van het werk, kan ook die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen als ‘dergelijke apparatuur’.
Een belangrijke aanvulling is dat niet alleen de apparatuur zelf onder het criterium vallen, maar ook de vergoedingen en verstrekkingen die er direct verband mee houden. Denk bijvoorbeeld aan een simkaart, dongel, of abonnementen voor internet, telefonie en software. Voor software die niet noodzakelijk is voor het werk geldt de gerichte vrijstelling (tool) niet. Het privévoordeel van het gebruik van zulke software kan de werkgever wel onderbrengen in de vrije ruimte.