Werknemers laten in totaal € 328 miljoen liggen door kosten die ze maken voor hun werk niet te declareren. Dat blijkt uit onderzoek van fintechbedrijf Pleo. Werkgevers doen er goed aan de werknemers te wijzen op declaratiemogelijkheden.
Als werknemers kosten maken voor hun werk kunnen zij die vaak declareren bij hun werkgever. Maar in de praktijk blijkt dit niet altijd te gebeuren, waardoor werknemers geld mislopen. Hoewel de gemiste declaraties werkgevers geld bespaart, getuigt het van goed werkgeverschap om werknemers te wijzen op de decalaratiemogelijkheden. Want volgens het onderzoek onder 1.042 werknemers in Nederland wordt gemiddeld € 83,30 per werknemer niet teruggevraagd aan de werkgever. Vooral werknemers tussen de 18 en 35 jaar dienen geen declaraties in. Deze groep moet ook het vaakst kosten voorschieten. Per jaar vragen deze jonge werknemers gemiddeld € 191,70 niet terug en schieten ze gemiddeld € 1.237,20 voor. Vijftigplussers daarentegen laten met € 42,60 het minste geld liggen.
De redenen om de kosten niet terug te vragen zijn divers. Zo declareert één op de vijf werknemers geen lage bedragen uit angst om krenterig over te komen. Andere redenen zijn drukte op het werk (20%) of een kwijtgeraakt bonnetje of declaratieformulier (tool) (20%).
Naast het blijven wijzen op de declaratiemogelijkheden, kunnen werkgevers mogelijk ook kijken naar de vorm van het declaratieproces. Want hoewel twee derde vindt dat de werkgever voldoende uitleg geeft over het indienen van declaraties, is het indieningsproces voor 22% de grootste ergernis op het werk. Zo vinden werknemers het een moeizaam proces: 39% ergert zich aan het correct en volledig invullen van formulieren en 24% vindt het verzamelen van papieren bonnetjes hinderlijk.
Om ergernissen bij werknemers te voorkomen, is het voor sommige kosten handiger daar een vaste kostenvergoeding (artikel) voor te geven. Dan hoeft een werknemer zich ook niet meer bezig te houden met declaraties. Een vaste kostenvergoeding bestaat meestal deels uit een vergoeding voor intermediaire kosten en deels uit een vergoeding die gericht is vrijgesteld. In de video hieronder wordt in één minuut uitgelegd welke regels er komen kijken bij het geven van een vaste kostenvergoeding.