De werkkostenregeling toepassen in 6 stappen

Elke werkgever kan een percentage van de loonsom aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers doen zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Deze werkkostenregeling kent echter wel strikte voorwaarden.

  • 1
    Download de interactieve checklist

    De werkkostenregeling toepassen in 6 stappen

    Onbelast vergoeden en verstrekken volgens de fiscale regels

    Elke werkgever kan een percentage van de loonsom aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers doen zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Deze werkkostenregeling kent echter wel strikte voorwaarden.

  • 2
    Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon?

    Stappenplan werkkostenregeling

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) 14-08-2019

    In de basis is toepassing van de werkkostenregeling niet ingewikkeld. In deze infographic vindt u de werking van de regeling stap voor stap in een notendop.


    Het verschil: verstrekken en ter beschikking stellen

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) 22-06-2018

    Van een vergoeding is sprake als de werknemer zelf iets betaalt en uw organisatie hem die kosten terugbetaalt. Deelt de werkgever geen geld uit, maar is er sprake van het uitdelen van een product of dienst ie door de werkgever is betaald, dan is er óf sprake van een verstrekking óf van een terbeschikkingstelling. Waar zitten de verschillen fiscaal gezien?


    Wat is geen loon voor de WKR?

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 19-08-2019

    De werkkostenregeling is alleen van toepassing op loon. Als uitgangspunt hierbij geldt dat alles wat de werkgever de werknemer vergoedt of verstrekt, loon vormt. Er zijn echter bepaalde beloningscomponenten die nooit loon voor de werknemer vormen, of die dat wel zijn maar geen belast WKR-loon zijn. In deze checklist vindt u welke zaken buiten de WKR blijven.


    Zijn verstrekkingen met volledige eigen bijdrage belast loon?

    Vraag & antwoord Werkkostenregeling (WKR) 30-07-2019

    Als de werkgever iets aan werknemers verstrekt of ter beschikking stelt waarvoor de werknemers een eigen bijdrage betalen die minstens zo hoog is als de waarde, valt deze verstrekking of terbeschikkingstelling buiten de werkkostenregeling. In deze vraag & antwoord leest u hoe het precies zit.


    Wanneer mag loon niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

    Vraag & antwoord Werkkostenregeling (WKR) 30-07-2019

    De werkgever mag normaal gesproken kiezen of hij vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij de werknemer belast of ten laste van de vrije ruimte laat komen. Sommige vormen van loon zijn echter altijd loon voor de werknemer. Die mag de werkgever dus niet in de vrije ruimte onderbrengen. In deze V & A staat al het verplichte loon van de werknemer onder elkaar.


    Voordelen en nadelen van een cafetariaregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR)4 minuten 02-08-2019

    Bij een cafetariaregeling ruilt de werknemer een deel van zijn (bruto)loon uit voor (netto)loonbestanddelen. Ook onder de WKR is deze regeling nog prima toe te passen. U moet wel de fiscale regels en voorwaarden in acht nemen. Lees de voor- en nadelen in dit artikel.

  • 3
    Bij wie belast u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling?

    Overzicht gerichte vrijstellingen

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen geldt een gerichte vrijstelling, waardoor er via aanwijzing als eindheffingsloon sprake is van onbelast loon zónder dat dit ten laste gaat van uw vrije ruimte. Deze tool geeft inzicht in de situaties waarin en voorwaarden waaronder zo’n gerichte vrijstelling geldt.


    Hoe werkt het noodzakelijkheidscriterium van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR)4 minuten07-08-2019

    Uw organisatie kan de werknemers de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor. De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Dit artikel zet de bijzonderheden van het noodzakelijkheidscriterium op een rijtje.


    Noodzakelijkheidscriterium

    e-learning Werkkostenregeling (WKR)7 minuten07-11-2019

    Het noodzakelijkheidscriterium biedt een gerichte vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur voor werknemers. In deze cursus komen het criterium en de bijbehorende voorwaarden aan bod.

  • 4
    Geldt voor de verstrekking of terbeschikkingstelling een nihilwaardering?

    De redelijkheidstoets voor de nihilwaarderingen

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR)4 minuten20-03-2019

    De werkkostenregeling kent drie toetsen. Eén van die drie is een (algemene) redelijkheidstoets die van belang is bij nihilwaarderingen. Wat moet u hierover weten?


    Overzicht nihilwaarderingen

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Voor bepaalde verstrekkingen en terbeschikkingstellingen geldt een nihilwaardering, waardoor er uiteindelijk geen sprake is van belast loon en dit ook niet ten laste gaat van uw vrije ruimte. Deze checklist geeft inzicht in de situaties waarin en voorwaarden waaronder zo’n nihilwaardering geldt.


  • 5
    Bij wie belast u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling?

    Keuze, verplicht en verboden eindheffingsloon

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Met deze checklist kunt u nagaan of er sprake is van loon waarvoor uw keuzevrijheid bij het als eindheffingsloon aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen is beperkt.


    Hoe werkt de gebruikelijkheidstoets van de WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR)4 minuten07-08-2019

    Onder de werkkostenregeling moet de werkgever bepalen welk loon hij ten laste van de vrije ruimte brengt door het als eindheffingsloon aan te merken. Bij de loonbestanddelen waarvoor de werkgever in principe de vrijheid heeft om deze keuze te maken, moet hij altijd nog wel rekening houden met de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Dit artikel biedt inzicht in de werking van de gebruikelijkheidstoets.


    Gebruikelijkheidstoets

    E-learning Werkkostenregeling (WKR)6 minuten10-11-2016

    Bij het als eindheffingsloon onderbrengen van belaste looncomponenten in de vrije ruimte geldt de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Deze cursus gaat uitgebreid in op de achtergrond en inhoud van de gebruikelijkheidstoets.


    Wat is loon in natura waard?

    Vraag & antwoord Werkkostenregeling (WKR)6 minuten15-08-2019

    Bij het loon dat werkgevers al dan niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengen, speelt de waarde ervan een grote rol. Voor loon in geld is dat helder, maar bij loon in natura is dat een ander verhaal. Het is van groot belang dat werkgevers van de juiste waarde van het belaste loon uitgaan, om latere financiële problemen te voorkomen.


    Vaste waardering loon in natura

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Niet voor alle loon in natura is de factuurwaarde het uitgangspunt. Met deze checklist kunt u nagaan of er sprake is van loon in natura waarvoor een vaste waardering geldt en wat die waarde dan precies is.


    Gangbare vergoedingen en verstrekkingen

    Tabellen Werkkostenregeling (WKR)

    Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vormen in principe loon, maar soms zijn ze onder voorwaarden geen (belast) loon of in onbelast loon om te zetten door gebruik van de vrije ruimte. In dit overzicht vindt u terug hoe gangbare vergoedingen en verstrekkingen voor de loonheffingen kwalificeren.


    Fiets van de zaak

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Wilt u werknemers van een fiets van de zaak voorzien, an zijn daar drie manieren voor: vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. U bent vrij in uw keuze tussen deze opties, eventuele afspraken uit de (collectieve) arbeidsovereenkomst daargelaten. Deze tool geeft u inzicht in de drie mogelijke manieren voor een fiets van de zaak aan werknemers en de specifieke fiscale regels die daarbij gelden.


    Personeelslening aan werknemers geven

    Tools Stappenplan Werkkostenregeling (WKR) 16-08-2019

    Als uw organisatie aan één of meerdere werknemers geld leent, kunnen zij daar een rentevoordeel van hebben. Bij een bank zouden zij over het algemeen méér rente betalen. Deze tool helpt u te bepalen of dat zo is en zo ja, welke waarde u aan dat voordeel moet toekennen.


    Geschenken van de werkgever

    Tools Checklist Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    In principe vormen geschenken van uw organisatie belast loon dan wel belast inkomen voor de ontvanger. Maar uw organisatie zal uiteraard niet willen dat de werknemers en niet-werknemers over een geschenk van u belasting moeten betalen. Daarom moet u de fiscale regels rond onbelast schenken goed in de gaten houden. Deze tool geeft inzicht in de situaties waarin en voorwaarden waaronder u werknemers en nietwerknemers onbelast een geschenk kunt geven.


    Wanneer is bruteren gunstiger dan onderbrengen in de vrije ruimte?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR)4 minuten03-04-2019

    Sinds de invoering van de WKR lijken extra beloningen aan werknemers hoe langer hoe vaker in de vrije ruimte terecht te komen. De algemene tendens is: als een kostenpost de gebruikelijkheidstoets doorstaat, kunt u deze kosten het beste ten laste van de vrije ruimte brengen, zelfs al moet uw onderneming er dan 80% eindheffing over betalen. In specifieke gevallen is het echter gunstiger om zo’n extra beloning te bruteren.

  • 6
    Wat moet u administreren?

    Vrije ruimte

    E-learning Werkkostenregeling (WKR)6 minuten10-11-2016

    De vrije ruimte van de werkkostenregeling is de ruimte die werkgevers jaarlijks hebben om belaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in onbelast loon voor de werknemers om te zetten. Zonder overschrijding van de vrije ruimte zijn die looncomponenten ook onbelast voor de werkgever zelf. Welke voorwaarden er zijn verbonden aan het gebruik van de vrije ruimte, komt in deze cursus aan bod.


    Bepaal de vrije ruimte van de werkkostenregeling

    Tools Stappenplan Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Uw organisatie moet bepalen of de vrije ruimte wordt overschreden. Hiervoor moet u allereerst natuurlijk die beschikbare ruimte berekenen. Daarna is het verstandig om het vollopen ervan in de gaten houden, zodat u op het afrekenmoment niet voor verrassingen komt te staan. Deze tool helpt u m de vrije ruimte te bepalen en vervolgens het vollopen ervan gaandeweg het jaar in de gaten te houden.


    Aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR)4 minuten16-08-2019

    Het lijkt alsof er sinds de komst van de werkkostenregeling een nieuwe manier van fiscaal handelen is geïntroduceerd: het zogenoemde aanwijzen. Als dit aanwijzen als eindheffingsloon onvoldoende gebeurt of niet juist, loopt uw organisatie het risico om de toepassing van een vrijstelling te verspelen. De Belastingdienst legt dan een correctieverplichting op. Wat is aanwijzen, en is het echt wel zo nieuw?


    Onderbouwing vaste kostenvergoedingen

    Tools Stappenplan Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Aan de ene kant leveren vaste kostenvergoedingen w organisatie stukken minder papieren rompslomp aan declaraties van werknemers op, maar aan de andere kant kunt u ze niet zomaar onbelast aan werknemers geven. Zeker bij vaste vergoedingen voor intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen komen de nodige voorwaarden kijken. Een goede specificatie van vaste kostenvergoedingen is in elk geval van belang.

  • 7
    Is uw organisatie eindheffing verschuldigd?

    Berekenen eindheffing werkkostenregeling

    Tools Stappenplan Werkkostenregeling (WKR) 15-08-2019

    Als uw organisatie meer vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt dan beschikbaar is, moet over het bovenmatige 80% eindheffing worden betaald. Met deze tool doorloopt u de stappen voor de afrekening van die eventuele verschuldigde eindheffing.


    Vrije ruimte berekenen en toetsen

    Tools Rekentool Werkkostenregeling (WKR) 06-08-2019

    De manier waarop u de vrije ruimte berekent, hangt af van de methode die u kiest. Deze rekentool geeft u zowel de berekening via de formele methode als de afwijkende methode.


    De concernregeling aan de hand van vier steekwoorden

    Verdiepingsartikelen Werkkostenregeling (WKR) 5 minuten 16-08-2019

    Bij overschrijding van de vrije ruimte van de werkkostenregeling betaalt uw organisatie 80% eindheffing over het meerdere. Die afrekening kan elke werkgever apart maken, maar het mag soms ook op concernniveau. Hierdoor kunnen de concernwerkgevers de totale vrije ruimte van het concern benutten. Deze zogeheten concernregeling is echter niet zomaar toe te passen!


    De rol van de diverse afdelingen bij de WKR

    Verdiepingsartikelen Werkkostenregeling (WKR) 4 minuten 16-08-2019

    Bij de correcte toepassing van de werkkostenregeling komt aardig wat kijken. Iedereen binnen de onderneming heeft daar zo’n zijn eigen aandachtspunten bij. Maar vooral is ook de samenwerking tussen de diverse afdelingen van groot belang. Alleen als niet slechts één afdeling maar de onderneming als geheel met de werkkostenregeling bezig is, zal de praktijk (financieel) soepel verlopen.