De werkkostenregeling toepassen in acht stappen

De werkkostenregeling geeft werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Daarbij gelden wel strikte voorwaarden. Met deze toolbox volgt u de juiste stappen.

  • 1

    Download de interactieve inhoudsopgave

    De werkkostenregeling toepassen in acht stappen

    Onbelast vergoeden en verstrekken volgens de fiscale regels

    Elke werkgever kan een percentage van de loonsom aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers doen zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Voor de vergoeding of verstrekking kan een nihilwaardering of gerichte vrijstelling gelden, of hij blijft onbelast doordat hij wordt ondergebracht in de vrije ruimte. Deze werkkostenregeling kent echter wel strikte voorwaarden. Deze toolbox loodst u langs alle obstakels.

    Elke titel in de interactieve inhoudsopgave bevat de link naar het betreffende onderdeel op Rendement Online. Deze inhoudsopgave is ook te gebruiken als checklist: u kunt items afvinken als u wilt bijhouden welke onderdelen u heeft afgerond.                    

  • 2

    Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon?

    Stappenplan werkkostenregeling

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 09-01-2024

    Binnen de werkkostenregeling mogen werkgevers een percentage van de totale fiscale loonsom van de organisatie (de zogenoemde vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. De keuze om iets wel of niet onder te brengen in de vrije ruimte, moeten werkgevers uiterlijk maken op het moment van vergoeden of verstrekken (genietingsmoment). Deze infographic laat precies de stappen zien die u moet ondernemen als u iets in de vrije ruimte wil onderbrengen.

    Het verschil: verstrekken en ter beschikking stellen

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-06-2018

    Veel werkgevers delen aan werknemers bijvoorbeeld een mobiele telefoon, tablet, fiets of een auto van de zaak uit. Het maakt daarbij wel verschil of hij deze aan de werknemers verstrekt of ter beschikking stelt.

    Wat is geen loon voor de WKR?

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-02-2022

    Ga met deze checklist na of u te maken heeft met vergoedingen of verstrekkingen die niet als WKR-loon kwalificeren.

    Zijn verstrekkingen met volledige eigen bijdrage belast?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 30-07-2022

    Is een belaste verstrekking of terbeschikkingstelling nog wel belast als er een eigen bijdrage van de werknemer tegenover staat?

    Zo maakt uw organisatie afspraken over flexibele beloning

    Toolbox Beloning Publicatiedatum: 19-02-2024

    Werkgevers moeten steeds meer doen om werknemers aan de organisatie te binden. Flexibele beloning via een cafetariaregeling of keuzebudget kan zo'n maatregel zijn: het leidt tot meer tevredenheid onder de werknemers en meer betrokkenheid bij hun arbeidsvoorwaarden. De werknemers kunnen kiezen voor arbeidsvoorwaarden die aansluiten bij de behoeften in hun levensfase en visie voor de toekomst. Bij deze vormen van keuzeloon krijgt uw organisatie met specifieke administratieve en fiscale aandachtspunten te maken. In deze toolbox zijn alle bijzonderheden voor u gebundeld, inclusief de rol van de ondernemingsraad.

  • 3

    Geldt er een gerichte vrijstelling?

    Overzicht gerichte vrijstellingen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 16-03-2022

    Welke vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de gerichte vrijstelling voor de loonheffingen? Bekijk de checklist.

    Hoe werkt het noodzakelijkheidscriterium van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 18-12-2023

    De werkgever kan zijn werknemers de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor. De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

    Niet noodzakelijke apparatuur inleveren of afrekenen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 09-12-2021

    Apparatuur die uw werknemer niet meer nodig heeft voor het werk, moet hij inleveren. Anders moet uw organisatie de restwaarde afrekenen.

  • 4

    Geldt voor het loon in natura een nihilwaardering of normbedrag?

    Wat is loon in natura waard?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 30-04-2024

    Als we een verstrekking of terbeschikkingstelling in de vrije ruimte van de werkkostenregeling willen onderbrengen, hoe bepalen we dan de waarde ervan voor de werknemer?

    De verschillende normbedragen in de werkkostenregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 02-01-2023

    De Belastingdienst heeft voor bepaalde vormen van loon in natura van tevoren vastgesteld met welke bedragen u moet rekenen bij de verstrekking of terbeschikkingstelling ervan. U moet dit zogenoemde normbedrag dan tot het loon van de werknemer rekenen. In veel gevallen kunt u er ook voor kiezen om het normbedrag onder te brengen in de vrije ruimte.

    Nihilwaarderingen in de werkkostenregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 01-03-2023

    Voor bijvoorbeeld de latte macchiato uit de koffiemachine in de pantry, voor het werkuniform van de politieagent, voor het personeelsfeest in de bedrijfskantine en voor de printjes uit de printer op kantoor geldt een nihilwaardering.Dat betekent dat u deze vormen van loon in natura op € 0 kunt waarderen. Ze zijn feitelijk onbelast loon en snoepen ook niet van de vrije ruimte. Let er wel op dat het moet gaan om redelijke verstrekkingen. Wat houdt dit precies in?

    Overzicht nihilwaarderingen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 31-01-2024

    Welke verstrekkingen en terbeschikkingstellingen mag u voor de loonheffingen op € 0 waarderen? Bekijk de checklist.

    Nihilwaardering boven gerichte vrijstelling

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 23-10-2024

    Loon in natura dat voor de werkkostenregeling zowel onder een nihilwaardering als een gerichte vrijstelling valt, moet behandeld worden als nihilwaardering. De werkgever heeft daarin geen keuze.

  • 5

    Bij wie belast u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling?

    Mag elke vergoeding of verstrekking via de vrije ruimte?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 19-07-2024

    We willen bepaalde kosten onbelast aan werknemers uitdelen. Zijn we helemaal vrij in de keuze om vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte te stoppen of zijn er bepaalde  uitzonderingen?

    Hoe werkt de gebruikelijkheidstoets van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 05-01-2024

    Onder de werkkostenregeling moet u bepalen welk loon voor werknemers uw onderneming ten laste van de vrije ruimte brengt door het als eindheffingsloon aan te merken. Bij de loonbestanddelen waarvoor uw organisatie in principe de vrijheid heeft om deze keuze te maken, moet u altijd nog wel rekening houden met de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Hoe werkt deze toets in de praktijk?

    Een bonus in de vrije ruimte van de WKR

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-07-2021

    Een bonus tot € 2.400 per medewerker kan in de vrije ruimte worden ondergebracht, ook al is dat loon.

    Wanneer liever bruteren dan onderbrengen in vrije ruimte?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 30-11-2023

    Voor een netto extraatje voor werknemers wordt meestal de vrije ruimte gebruikt. Het loonbestanddeel wordt dan door aanwijzing als eindheffingsloon in onbelast loon voor de werknemer omgezet, en is voor uw organisatie ook onbelast zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden. Afhankelijk van de situatie kan het juist voordeliger zijn om zo’n extraatje te bruteren.

    De werkkostenregeling in internationale situaties

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 03-01-2023

    In de huidige tijd van vervaagde grenzen is de kans groot dat ook uw onderneming voor werknemers (weleens) met internationale situaties te maken krijgt. Hoe pakt grensoverschrijdend werken precies uit voor de werkkostenregeling (WKR) en met welke gevolgen moet u in zo’n geval rekening houden bij afrekening over de vrije ruimte?

    Mag de dga dezelfde WKR-vergoedingen krijgen als werknemers?

    Vraag & Antwoord Directeur-grootaandeelhouder (dga) Publicatiedatum: 03-01-2024

    Mogen wij onze directeur-grootaandeelhouder (dga) dezelfde vergoedingen onder de werkkostenregeling bieden als een werknemer? Of gelden hier andere regels voor?

    Snel aan de slag met vergoedingen en verstrekkingen

    Toolbox Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 19-07-2024

    Als uw onderneming kosten van werknemers voor haar rekening wil nemen, kan dat niet zomaar zonder fiscale gevolgen. Voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers gelden de regels van de werkkostenregeling (WKR). De fiscale behandeling van elke vergoeding of verstrekking hangt af van de aard en hoogte ervan én van de omstandigheden. Slaat uw organisatie de plank mis, dan kan dat leiden tot flinke boetes en naheffingen. Deze toolbox zet voor veel gangbare vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de regels op een rijtje.

    Gangbare vergoedingen en verstrekkingen

    Tabel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum 02-02-2023

    Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vormen in principe loon, maar soms zijn ze onder voorwaarden geen (belast) loon of in onbelast loon om te zetten door gebruik van de vrije ruimte. In dit overzicht vindt u terug hoe gangbare vergoedingen en verstrekkingen voor de loonheffingen kwalificeren.

  • 6

    Wat moet u administreren en wie moet dat doen?

    Aandachtspunten bij het aanwijzen als eindheffingsloon

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 26-08-2022

    Om gebruik te maken van het fiscale voordeel dat de vrije ruimte uw onderneming biedt, zult u de loonbestanddelen die u in onbelast loon voor de werknemer wilt omzetten als eindheffingsloon moeten aanwijzen. Ditzelfde geldt voor gebruik van de gerichte vrijstellingen. Maar hoe werkt dat ‘aanwijzen’ als eindheffingsloon nu eigenlijk precies?

    Hoge Raad: aanwijzen eindheffingsloon is vormvrij

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 15-04-2024

    De Hoge Raad besliste onlangs dat het aanwijzen van eindheffingsloon vormvrij is. Ook bevestigde de Hoge Raad in deze procedure dat het aanwijzen uiterlijk moet gebeuren op het fiscale genietingsmoment en niet erna kan plaatsvinden.

    Vaste kostenvergoedingen fiscaal correct regelen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-04-2022

    Wilt u onterecht onbelaste kostenvergoedingen voorkomen? Dit stappenplan helpt u hierbij.

    De rol van de diverse afdelingen bij de WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 30-04-2024

    Bij de correcte toepassing van de werkkostenregeling (WKR) komt aardig wat kijken. Iedereen binnen de onderneming heeft daar zo’n zijn eigen aandachtspunten bij. Maar vooral is ook de samenwerking tussen de diverse afdelingen van groot belang. Alleen als niet slechts één afdeling maar de onderneming als geheel met de werkkostenregeling bezig is, zal de praktijk (financieel) soepel verlopen.

  • 7

    Is uw organisatie eindheffing verschuldigd?

    Vrije ruimte en eindheffing WKR berekenen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 02-01-2024

    Met deze rekentool kunt u eenvoudig de vrije ruimte van de WKR voor uw organisatie berekenen en toetsen.

    Zo benut u de vrije ruimte van de WKR optimaal

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 28-11-2024

    Het kan zijn dat nog niet alle vrije ruimte is benut die uw onderneming dit jaar beschikbaar heeft. In dat geval kan het lonen eventuele resterende ruimte nog te benutten. Dat levert immers niet alleen uw werknemers maar ook uw organisatie financieel voordeel op.

    Concernregeling en de WKR

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 28-11-2024

    De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. Als er sprake is van een concern, mag de eindheffing ook op concernniveau worden berekend. De berekening van de vrije ruimte gebeurt dan door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen opnemen.

    Aandachtspunten concernregeling voor berekening eindheffing WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 01-02-2023

    Elke werkgever moet jaarlijks nagaan of hij de beschikbare vrije ruimte overschrijdt en zo ja, de bijbehorende eindheffing betalen. Deze afrekening mag onder voorwaarden ook op concernniveau gebeuren. Het uiterste moment om voor die werkwijze over 2022 te kiezen, nadert. Let echter op dat de concernregeling niet altijd voordelig uitpakt!

  • 8

    Wat is de rol van de OR bij de werkkostenregeling?

    Rol van de OR bij de werkkostenregeling (WKR)

    Nieuws OR en arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 14-08-2023

    De werkkostenregeling (WKR) is voor de werkgever een voordelige manier om werknemers iets extra’s te bieden. Via de WKR kan hij namelijk bepaalde zaken onbelast aan werknemers vergoeden of verstrekken. Voor de ondernemingsraad (OR) is het goed om te weten wat de spelregels van de WKR zijn en hoe de organisatie hier optimaal gebruik van kan maken.

    OR & de werking van de werkkostenregeling

    Verdiepingsartikel OR en financiële zaken Publicatiedatum: 19-01-2024

    Uw bestuurder kan uw achterban op allerlei gebieden faciliteren om het werk goed en op een gezonde manier uit te kunnen voeren. Via de werkkostenregeling (WKR) kan hij zulke faciliteiten onbelast vergoeden aan uw achterban. Uw bestuurder moet zich dan wel houden aan de regels van de WKR. Daarmee is de WKR ook bepalend voor de keuzes die uw bestuurder maakt bij de invulling van diverse regelingen voor uw organisatie. Het is dus goed als u in ieder geval op hoofdlijnen weet wat de WKR inhoudt.

  • 9

    Meer informatie

    De WKR Code

    Boek November 2023

    Sinds 2015 is de WKR de enige regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Maar hoe ziet de WKR er tegenwoordig uit? Welke gerichte vrijstellingen zijn er? En op welke manier kan de werkgever de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers inrichten? Fiscalist Jacques Raaijmakers biedt met praktische voorbeelden meer duidelijkheid over de fiscale gevolgen van de toepassing van de werkkostenregeling. In het boek “De WKR Code” vindt u praktische voorbeelden over de toepassing van de WKR, duidelijkheid over de fiscale gevolgen en krijgt u toegang tot de exclusieve online community.

    E-training Werkkostenregeling

    E-training 8 modules

    De werkkostenregeling (WKR) geeft werkgevers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Daarbij gelden wel strikte voorwaarden. Welke gerichte vrijstellingen zijn er? En op welke manier kan de werkgever de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers inrichten? In deze e-training krijgt u antwoorden op praktische WKR-vragen en de fiscale gevolgen van de toepassing van de werkkostenregeling.

    WKR in de praktijk

    Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)

    De werkkostenregeling is al sinds 2015 verplicht, maar in de praktijk roept de WKR nog steeds heel veel vragen op. Tijdens de training WKR in de praktijk hoort u onder meer wanneer er sprake is van een belaste of onbelaste vergoeding of verstrekking, voor wiens rekening de belasting komt (werknemer of werkgever), in hoeverre u een tariefvoordeel kunt behalen en in hoeverre de gebruikelijkheidstoets aan de orde is. Ook wordt aandacht besteed aan de loonaangifte (incl. de concernregeling) onder de WKR.