De werkkostenregeling toepassen in zeven stappen

De werkkostenregeling geeft werkgevers de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Daarbij gelden wel strikte voorwaarden. Met deze toolbox volgt u de juiste stappen.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    De werkkostenregeling toepassen in zeven stappen

    Onbelast vergoeden en verstrekken volgens de fiscale regels

    Elke werkgever kan een percentage van de loonsom aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers doen zonder dat daar loonheffingen over berekend hoeven te worden. Voor de vergoeding of verstrekking kan een nihilwaardering of gerichte vrijstelling gelden, of hij blijft onbelast doordat hij wordt ondergebracht in de vrije ruimte. Deze werkkostenregeling kent echter wel strikte voorwaarden. Deze toolbox loodst u langs alle obstakels.

  • 2

    Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon?

    Stappenplan werkkostenregeling

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-12-2022

    Binnen de werkkostenregeling mogen werkgevers een percentage van de totale fiscale loonsom van de organisatie (de zogenoemde vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor werknemers. De keuze om iets wel of niet onder te brengen in de vrije ruimte, moeten werkgevers uiterlijk maken op het moment van vergoeden of verstrekken (genietingsmoment). Deze infographic laat precies de stappen zien die u moet ondernemen als u iets in de vrije ruimte wil onderbrengen.

    Het verschil: verstrekken en ter beschikking stellen

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-06-2018

    Veel werkgevers delen aan werknemers bijvoorbeeld een mobiele telefoon, tablet, fiets of een auto van de zaak uit. Het maakt daarbij wel verschil of hij deze aan de werknemers verstrekt of ter beschikking stelt.

    Wat is geen loon voor de WKR?

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-02-2022

    Ga met deze checklist na of u te maken heeft met vergoedingen of verstrekkingen die niet als WKR-loon kwalificeren.

    Zijn verstrekkingen met volledige eigen bijdrage belast loon?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 30-07-2019

    Is een belaste verstrekking of terbeschikkingstelling nog wel belast als er een eigen bijdrage van de werknemer tegenover staat?

    Voordelen en nadelen van een cafetariaregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 02-08-2019

    Dat een cafetariaregeling voor werknemers aantrekkelijk is, is natuurlijk duidelijk. Zij kunnen hierdoor hun arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op hun individuele behoeften en daarbij een belastingvoordeel behalen. Maar wat heeft uw onderneming er nu eigenlijk zelf aan om werknemers zo’n regeling aan te bieden? En zit er misschien ook een keerzijde aan?

  • 3

    Geldt er een gerichte vrijstelling?

    Overzicht gerichte vrijstellingen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 16-03-2022

    Welke vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de gerichte vrijstelling voor de loonheffingen? Bekijk de checklist.

    Hoe werkt het noodzakelijkheidscriterium van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 07-08-2019

    De werkgever kan zijn werknemers de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor. De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

    Niet noodzakelijke apparatuur inleveren of afrekenen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 09-12-2021

    Apparatuur die uw werknemer niet meer nodig heeft voor het werk, moet hij inleveren. Anders moet uw organisatie de restwaarde afrekenen.

  • 4

    Geldt voor het loon in natura een nihilwaardering of normbedrag?

    Wat is loon in natura waard?

    Vraag & Antwoord Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 18-08-2022

    Als we een verstrekking of terbeschikkingstelling in de vrije ruimte van de werkkostenregeling willen onderbrengen, hoe bepalen we dan de waarde ervan voor de werknemer?

    Vaste waardering loon in natura

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-01-2020

    Ga met deze checklist na of er sprake is van loon in natura waarvoor een vaste waardering geldt en wat die waarde dan precies is.

    Nihilwaarderingen in de werkkostenregeling

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 01-03-2023

    Voor bijvoorbeeld de latte macchiato uit de koffiemachine in de pantry, voor het werkuniform van de politieagent, voor het personeelsfeest in de bedrijfskantine en voor de printjes uit de printer op kantoor geldt een nihilwaardering.Dat betekent dat u deze vormen van loon in natura op € 0 kunt waarderen. Ze zijn feitelijk onbelast loon en snoepen ook niet van de vrije ruimte. Let er wel op dat het moet gaan om redelijke verstrekkingen. Wat houdt dit precies in?

    Overzicht nihilwaarderingen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 15-08-2019

    Welke verstrekkingen en terbeschikkingstellingen mag u voor de loonheffingen op € 0 waarderen? Bekijk de checklist.

    Nihilwaardering boven gerichte vrijstelling

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 17-07-2015

    Loon in natura dat voor de werkkostenregeling zowel onder een nihilwaardering als een gerichte vrijstelling valt, moet u behandelen als nihilwaardering. Dat staat in het Handboek Loonheffingen 2015.

  • 5

    Bij wie belast u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling?

    Verplicht en verboden eindheffingsloon

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-01-2020

    Ga met behulp van deze checklist na of uw keuzevrijheid bij het eindheffingsloon is beperkt.

    Hoe werkt de gebruikelijkheidstoets van de WKR?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 07-08-2019

    Onder de werkkostenregeling (WKR) moet de werkgever bepalen welk loon hij ten laste van de vrije ruimte brengt door het als eindheffingsloon aan te merken. Bij de loonbestanddelen waarvoor de werkgever in principe de vrijheid heeft om deze keuze te maken, moet hij altijd nog wel rekening houden met de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Dit artikel biedt inzicht in de werking van de gebruikelijkheidstoets.

    Een bonus in de vrije ruimte van de WKR

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 22-07-2021

    Een bonus tot € 2.400 per medewerker kan in de vrije ruimte worden ondergebracht, ook al is dat loon.

    Uw werknemers van een fiets voorzien

    Tool Fiets van de zaak Publicatiedatum: 14-01-2020

    Er zijn 3 manieren om werknemers van een fiets te voorzien.Deze tool geeft de regels voor vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.

    Personeelslening aan werknemers geven

    Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 01-02-2023

    Tegen welke waarde moet een rentevoordeel in de loonheffingen?

    Geschenken van de werkgever

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 15-08-2019

    De fiscale regels bij geschenken aan werknemers en niet-werknemers vindt u in deze checklist.

    Wanneer liever bruteren dan onderbrengen in vrije ruimte?

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 03-12-2019

    Sinds de invoering van de WKR lijken extra beloningen aan werknemers hoe langer hoe vaker in de vrije ruimte terecht te komen. De algemene tendens is: als een kostenpost de gebruikelijkheidstoets doorstaat, kunt u deze kosten het beste ten laste van de vrije ruimte brengen, zelfs al moet uw onderneming er dan 80% eindheffing over betalen. In specifieke gevallen is het echter gunstiger om zo’n extra beloning te bruteren...

    Mag de dga dezelfde WKR-vergoedingen krijgen als werknemers?

    Vraag & Antwoord Directeur-grootaandeelhouder (dga) Publicatiedatum: 13-01-2023

    Mogen wij onze directeur-grootaandeelhouder (dga) dezelfde vergoedingen onder de werkkostenregeling bieden als een werknemer? Of gelden hier andere regels voor?

    Gangbare vergoedingen en verstrekkingen

    Tabel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum 02-02-2023

    Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers vormen in principe loon, maar soms zijn ze onder voorwaarden geen (belast) loon of in onbelast loon om te zetten door gebruik van de vrije ruimte. In dit overzicht vindt u terug hoe gangbare vergoedingen en verstrekkingen voor de loonheffingen kwalificeren.

  • 6

    Wat moet u administreren en wie moet dat doen?

    Aandachtspunten bij het aanwijzen als eindheffingsloon

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 26-08-2022

    Om gebruik te maken van het fiscale voordeel dat de vrije ruimte uw onderneming biedt, zult u de loonbestanddelen die u in onbelast loon voor de werknemer wilt omzetten als eindheffingsloon moeten aanwijzen. Ditzelfde geldt voor gebruik van de gerichte vrijstellingen. Maar hoe werkt dat ‘aanwijzen’ als eindheffingsloon nu eigenlijk precies?

    Vaste kostenvergoedingen fiscaal correct regelen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-04-2022

    Wilt u onterecht onbelaste kostenvergoedingen voorkomen? Dit stappenplan helpt u hierbij.

    De rol van de diverse afdelingen bij de WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 31-03-2023

    Bij de correcte toepassing van de werkkostenregeling (WKR) komt aardig wat kijken. Iedereen binnen de onderneming heeft daar zo’n zijn eigen aandachtspunten bij. Maar vooral is ook de samenwerking tussen de diverse afdelingen van groot belang. Alleen als niet slechts één afdeling maar de onderneming als geheel met de werkkostenregeling bezig is, zal de praktijk (financieel) soepel verlopen.

  • 7

    Is uw organisatie eindheffing verschuldigd?

    Vrije ruimte en eindheffing WKR berekenen

    Tool Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 08-03-2023

    Met deze rekentool kunt u eenvoudig de vrije ruimte van de WKR voor uw organisatie berekenen en toetsen.

    Concernregeling en de WKR

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 04-11-2020

    De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. Als er sprake is van een concern, mag de eindheffing ook op concernniveau worden berekend. De berekening van de vrije ruimte gebeurt dan door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen opnemen.

    Aandachtspunten concernregeling voor berekening eindheffing WKR

    Verdiepingsartikel Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 01-02-2023

    Elke werkgever moet jaarlijks nagaan of hij de beschikbare vrije ruimte overschrijdt en zo ja, de bijbehorende eindheffing betalen. Deze afrekening mag onder voorwaarden ook op concernniveau gebeuren. Het uiterste moment om voor die werkwijze over 2022 te kiezen, nadert. Let echter op dat de concernregeling niet altijd voordelig uitpakt!

  • 8

    Meer informatie

    Handboek Loonheffingen 2022 met register

    Tool Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 08-11-2022

    De pdf van Handboek Loonheffingen 2022 – de derde versie van oktober – bevat de regels voor de loonheffingen in 2022. En een register!

    E-training Kostenvergoedingen

    E-training 7 modules

    Werknemers kunnen kosten maken om voor uw organisatie te werken. Denkt u maar eens aan de reiskosten, studiekosten of de kosten voor de aanschaf van noodzakelijke apparatuur. Uw organisatie kan deze kosten van de werknemer vergoeden. U krijgt dan te maken met de regels van de werkkostenregeling. Onder voorwaarden geldt er een gerichte vrijstelling of nihilwaardering en kunt u de kosten onbelast vergoeden. Voor de kostenvergoedingen is het erg belangrijk dat u die op de juiste manier verwerkt in uw administratie.

    WKR in de praktijk

    Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)

    De werkkostenregeling is al sinds 2015 verplicht, maar in de praktijk roept de WKR nog steeds heel veel vragen op. Tijdens de training WKR in de praktijk hoort u onder meer wanneer er sprake is van een belaste of onbelaste vergoeding of verstrekking, voor wiens rekening de belasting komt (werknemer of werkgever), in hoeverre u een tariefvoordeel kunt behalen en in hoeverre de gebruikelijkheidstoets aan de orde is. Ook wordt aandacht besteed aan de loonaangifte (incl. de concernregeling) onder de WKR.