Vaste kostenvergoeding vraagt om onderzoek vooraf
Externe web-tool
19-01-2023
Als een werknemer steeds dezelfde reis maakt naar kantoor, of bijvoorbeeld elke maand zijn telefoonabonnement vergoed krijgt, is het onpraktisch om hem hiervoor elke keer een declaratie te laten indienen. Het is dan handiger om een vaste kostenvergoeding te geven. Daarbij komen wel een aantal regels om de hoek kijken.
Allereerst moet de werkgever de kostenvergoeding aanwijzen als eindheffingsloon, anders is het sowieso gewoon belast loon voor de werknemer.
Gaat het om een vaste vergoeding waarvoor de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling kent, dan moet de werkgever de kosten aannemelijk kunnen maken. Daarvoor geeft hij een omschrijving van de kosten en een inschatting van het bedrag. Ook moet hij onderzoek doen naar de werkelijke kosten van deze kostenpost voordat hij de vaste vergoeding gaat uitbetalen.
Dit onderzoek moet de werkgever herhalen als de omstandigheden veranderen of als de Belastingdienst hierom vraagt.