VERDIEPINGSARTIKEL
Aandachtspunten bij onbelaste vaste kostenvergoedingen
Om je de administratieve rompslomp van het vergoeden van kosten op declaratiebasis te besparen, kun je er bij bepaalde kosten voor kiezen om ze op vaste basis te vergoeden aan werknemers. Om die vaste kostenvergoeding onbelast te kunnen laten, moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Wat zijn aandachtspunten daarbij in de praktijk?
De kosten die werknemers voor het werk maken kun je (onbelast) vergoeden op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Een declaratie vindt altijd achteraf plaats, voor de werkelijk gemaakte kosten of voor de afgelegde kilometers. Declaraties brengen veel administratie met zich mee, omdat je elke uitbetaalde vergoeding individueel moet onderbouwen. Het vergoeden van kosten op declaratiebasis is vooral geschikt voor incidentele, wisselende of relatief hoge kosten.
Als werknemers regelmatig terugkerende kosten maken, kan vergoeding ervan op vaste basis praktischer zijn. Dat scheelt immers een hoop administratie. Je hoeft een vaste kostenvergoeding niet per se op individueel niveau te geven, maar mag dat ook