VERDIEPINGSARTIKEL

Aanwijzen als eindheffingsloon binnen de WKR

Het lijkt alsof er sinds de komst van de werkkostenregeling een nieuwe manier van fiscaal handelen is geïntroduceerd: het zogenoemde aanwijzen. Als dit aanwijzen onvoldoende gebeurt of niet juist, loopt uw organisatie het risico dat u de toepassing van een vrijstelling verspeelt. De Belastingdienst legt dan een correctieverplichting op. Wat is aanwijzen, en is het echt wel zo nieuw?


16 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit artikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Rien Vink, specialist loonheffingen


De staatssecretaris van Financiën heeft in 2010 in de Rapportage internetconsultatie Uitvoeringsregeling 2011 aangegeven dat voor het aanwijzen van loonbestanddelen als eindheffingsbestanddeel geen bijzondere voorwaarden gelden. In de praktijk zal uw aanwijzing vaak zijn terug te voeren op arbeidsrechtelijke afspraken of zijn vastgelegd in de administratie. Maar ook als er niets expliciet is vastgelegd, is de feitelijke behandeling door uw onderneming in het algemeen bepalend. Heeft u de vergoeding om die reden niet tot het individuele loon gerekend, dan is volgens de staatssecretaris aannemelijk dat u de vergoeding heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Fiscale behandeling van tevoren vaststellen

Eigenlijk is het aanwijzen van loonbestanddelen dus niet nieuw. Dit gebeurde ook al onder het oude systeem, alleen is het effect van het aanwijzen onder de werkkostenregeling (WKR) groter geworden. Het aanwijzen van een loonbestanddeel is niet meer of minder dan het van tevoren vaststellen hoe u het fiscaal behandelt. ‘Van tevoren’ houdt dan in vóór of uiterlijk op het zogenoemde fiscale genietingsmoment. Dus voordat de werknemer het daadwerkelijk ontvangt. Ook deze handeling voerde u al uit onder het oude regime voor vergoedingen en verstrekkingen. Maar doordat u in de werkkostenregeling de zogenoemde vrije ruimte heeft gekregen en de daarbij behorende gebruikelijkheidstoets, is het aanwijzen belangrijker geworden.

Het aanwijzen van loonbestanddelen dus niet nieuw

Loonstrook

Tot en met 2014 (dus voordat de werkkostenregeling voor alle werkgevers verplichte kost werd) werd in de uitvoeringspraktijk aangenomen dat een vergoeding of verstrekking een aangewezen loonbestanddeel was als het niet bij de werknemer op de loonstrook stond.
Volgens artikel 31, eerste lid, onderdelen f en g van de Wet op de loonbelasting 1964 moet de werkgever vergoedingen en verstrekkingen waarvoor hij de WKR wil toepassen, als eindheffingsbestanddelen aanwijzen. Ook als ze als gerichte vrijstelling of bijzondere waardering kwalificeren.

In paragraaf 4.2 van het besluit van de staatssecretaris van Financiën van 23 juni 2014 staat in dit verband de volgende passage:
‘Een gerichte vrijstelling of een vrijstelling binnen de vrije ruimte is alleen mogelijk bij eindheffingsbestanddelen. De werkgever kan vergoedingen of verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. De Belastingdienst gaat uit van zo’n aanwijzing als een vergoeding of verstrekking tot het loon behoort en de werkgever deze niet tot het individuele loon van een werknemer heeft gerekend.’ Dus kort door de bocht: als u niets doet, wordt aangenomen dat u het loonheffingsbestanddeel heeft aangewezen voor verwerking in de vrije ruimte of als gerichte vrijstelling (bijvoorbeeld de zakelijke kilometervergoeding van € 0,19).

Stap voor stap aanwijzen als eindheffingsloon

  1. Is er sprake van loon? Of zijn het intermediaire kosten? Of kan gebruik worden gemaakt van de zogenoemde kleinegeschenkenregeling? Zo nee, zie 2.
  2. Is er sprake van een onbelaste aanspraak of vrijgestelde uitkering? Zo nee, zie 3.
  3. Bij loon in natura: wat is de waarde ervan in het economisch verkeer? Ga door naar 4.
  4. Is het een werkplekvoorziening? Zo nee, zie 5.
  5. Nu moet worden vastgesteld of er aangewezen wordt als eindheffingsbestanddeel. Niet aanwijzen is belast loon voor de werknemer. Wel aanwijzen, zie 6.
  6. Is het gericht vrijgesteld? Zo nee, zie 7.
  7. Verwerken in vrije ruimte. Denk daarbij ook aan de concernregeling.

Aanwijzing vereist voor vrije ruimte

Deze visie is sinds 1 januari 2015 als het ware omgekeerd. Het eerdergenoemde besluit is vervangen door het besluit van 17 december 2014. In paragraaf 3.2 van dit besluit staat het volgende (de wijzigingen ten opzichte van de eerdere passage zijn cursief): 
‘Een gerichte vrijstelling of een vrijstelling binnen de vrije ruimte is alleen mogelijk bij eindheffingsbestanddelen. De werkgever kan vergoedingen of verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. De Belastingdienst gaat gedurende het kalenderjaar uit van zo’n aanwijzing als een vergoeding of verstrekking tot het loon behoort en de werkgever deze niet tot het individuele loon van een werknemer heeft gerekend. Dit is anders als de Belastingdienst meent dat de werkgever bij vergissing de vergoeding of verstrekking niet tot het individuele loon heeft gerekend of dat niet wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets (zie artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van de Wet LB).’

Dus – anders dan tot 2015 – luidt de visie nu dat een aanwijzing vereist is om het loonbestanddeel als gerichte vrijstelling te mogen aanmerken of ten laste te brengen van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom.

Hoe werkt een aanwijzing?

Het antwoord van de Belastingdienst op de vraag ‘Hoe kan ik een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon?’ is volgens het Handboek Loonheffingen:

‘De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij ons te melden.’

U kunt uw keuze bijvoorbeeld aangeven door het eindheffingsloon op te nemen in een personeelshandboek of in de arbeidsovereenkomst. In de cao kunnen hierover ook afspraken staan.

Aanwijzing regelen in afspraken en processen

Hiermee is het dus voor uw onderneming nog belangrijker geworden om de aanwijzing van vergoedingen of verstrekkingen expliciet en duidelijk te regelen in de arbeidsvoorwaarden en administratieve processen. Blijkt (achteraf) dat vergoedingen of verstrekkingen ten onrechte niet individueel zijn verloond, dan neemt de Belastingdienst de aanwijzing niet meer aan.

Het standpunt van de Belastingdienst is dan dat uw onderneming in principe geen recht heeft op de vrijstellingen van de werkkostenregeling.
Er zijn geen vormvoorschriften voor het aanwijzen van loonbestanddelen als eindheffingsloon, waardoor niet altijd even duidelijk is of een loonbestanddeel door uw onderneming is aangewezen. De bewijslast dat een loonbestanddeel is aangewezen ligt bij de werkgever.

Uiterlijk op genietingsmoment aanwijzen

U moet uiteraard wel rekening houden met het fiscale genietingsmoment; het moment waarop de werknemer de vergoeding of verstrekking ontvangt. In de praktijk kunt u ervan uitgaan dat het aanwijzen uiterlijk op dit genietingsmoment moet gebeuren.
Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel kan bijvoorbeeld blijken uit de cao, een personeelsreglement of een arbeidsovereenkomst. De manier van aanwijzen is niet wettelijk voorgeschreven. Als de aanwijzing niet (of niet juist) gebeurt, moet u het loon bij de individuele werknemer belasten. Dat kan voor uw onderneming en de werknemer aanzienlijke financiële consequenties hebben. Het moment van aanwijzen kan nog discussie opleveren, maar door níét aan te wijzen gooit u de deur naar de vrije ruimte definitief dicht.

Foute keuze is niet helemaal onomkeerbaar

Foutenherstel achteraf is wel mogelijk als bijvoorbeeld een vergoeding bij de werknemer individueel belast is, terwijl er was afgesproken om een onbelaste vergoeding te geven. U verwerkt deze correcties dan in de loonadministratie en de loonaangifte.

U kunt een keuze voor individuele verloning echter niet door middel van foutenherstel alsnog wijzigen in een eindheffing. Het is wel mogelijk om in een later tijdvak een vergoeding toe te kennen en die vergoeding dan aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.