VERDIEPINGSARTIKEL

De concernregeling aan de hand van vier steekwoorden

Bij overschrijding van de vrije ruimte van de werkkostenregeling betalen ondernemingen 80% eindheffing over het meerdere. Die afrekening moet elke werkgever apart maken. Op verzoek vanuit de praktijk mag er sinds 1 januari ook op concernniveau worden afgerekend. Hierdoor kunnen de concernwerkgevers de totale vrije ruimte van het concern benutten. Deze zogeheten concernregeling is echter niet zomaar toe te passen!


16 augustus 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen


Via de paar maanden oude concernregeling is het mogelijk om de eindheffing van de werkkostenregeling op concernniveau te berekenen. Hoe de regeling precies werkt en wat de vereisten zijn om er gebruik van te kunnen maken, komt hierna aan de hand van vier steekwoorden aan bod.
Als aan de voorwaarden voor de concernregeling wordt voldaan, is het geen verplichting om de regeling toe te passen maar het is een mogelijkheid. De keuze of u daar al dan niet gebruik van maakt, moet u uiterlijk bij de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar maken.

1. Belang

Om de concernregeling te kunnen gebruiken, moet er uiteraard sprake zijn van een concern. Bij de vraag of dat het geval is, is het belang dat de ene onderneming in de andere heeft, bepalend. Uw onderneming vormt onderdeel van een concern in één van de volgende situaties:

  • Uw onderneming heeft een belang van ten minste 95% in de andere werkgever.
  • De andere werkgever heeft een belang van ten minste 95% in uw onderneming.
  • Een derde heeft een belang van ten minste 95% in uw onderneming en heeft dat ook in de andere werkgever.

Alleen de concernonderdelen die het hele kalenderjaar deel uitmaken van het betreffende concern, komen voor toepassing van de concernregeling in aanmerking. Werkgevers die gedurende het kalenderjaar bij het concern zijn aangesloten of het concern hebben verlaten, kunnen dat jaar dus geen gebruikmaken van de concernregeling. Deze werkgevers zullen zelf een afrekening voor de werkkostenregeling moeten maken, op basis van hun eigen vrije ruimte en de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers.

Samenhangende groep is niet altijd een concern

Op verzoek kan de Belastingdienst een samenwerkingsverband tussen twee of meer werkgevers aanwijzen als een zogeheten samenhangende groep inhoudingsplichtigen. Binnen zo’n groep kunnen bepaalde administratieve lasten worden bespaard, maar de plicht tot het doen van loonaangifte blijft voor elke werkgever apart bestaan. Bij een samenhangende groep inhoudingsplichtigen is er niet altijd ook sprake van een concern. Dat betekent dat toepassing van de concernregeling bij zo’n groep dus niet automatisch mogelijk is.

2. Collectief

Bij toepassing van de concernregeling beschouwt de Belastingdienst uw onderneming samen met de andere deelnemende concernondernemingen als één inhoudingsplichtige. Dat houdt in dat er als het ware een collectieve vrije ruimte ontstaat. De als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van alle concernwerkgevers kunnen dan ten laste van die collectieve vrije ruimte worden gebracht. Dat betekent dat het splitsen van vergoedingen en verstrekkingen die deels voor werknemers van de ene concernonderneming en deels voor werknemers van de andere concernonderneming zijn, niet langer nodig is. Dit zorgt voor een vereenvoudigde administratieve verwerking van het eindheffingsloon. Bovendien heeft het concern als geheel de mogelijkheid om de vrije ruimte van alle concernwerkgevers te benutten.

Soms ook voor stichtingen

De concernregeling kan ook worden toegepast voor stichtingen die financieel, organisatorisch en economisch zo met elkaar zijn verbonden dat zij een eenheid vormen. Van zo’n verbondenheid is sprake als een stichting het statutaire recht heeft om nieuwe bestuursleden van de andere stichting te benoemen of om een bindende voordracht voor benoeming te doen, of als het statutaire recht bestaat op het vermogen van de andere stichting als die ophoudt te bestaan door faillissement of opheffing.

Collectieve vrije ruimte berekenen

U berekent de collectieve vrije ruimte door de totale fiscale loonsom van elke deelnemende concernwerkgever bij elkaar op te tellen. Hierbij rekent u overigens alleen met de totale fiscale loonsom van de betreffende concernwerkgever als het eventuele door hem verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder van zijn totale fiscale loonsom is. Is het verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking meer dan 10% van zijn totale fiscale loonsom, dan moet u het echter buiten beschouwing laten. Van de uitkomst van de optelsom neemt u vervolgens 1,2% en dat vormt de collectieve vrije ruimte van het concern.

3. Administratie

Als u kiest voor toepassing van de concernregeling, brengt dat bepaalde administratieve lasten met zich mee. Zo moet elke concernwerkgever die onder de regeling valt de volgende informatie in zijn administratie vastleggen:

  • zijn totale fiscale loonsom van het betreffende kalenderjaar (exclusief eindheffingsloon, want het gaat alleen om het loon waarover loonbelasting is geheven);
  • het door hem verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking (als dit meer is dan 10% van zijn totale fiscale loonsom);
  • de door hem als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt);
  • de berekening van de collectieve vrije ruimte en de toetsing op overschrijding daarvan met de door de concernwerkgevers als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt). Als er eindheffing vanwege overschrijding van de collectieve vrije ruimte is verschuldigd, moet ook worden vastgelegd wat de naam en het loonheffingennummer is van de concernwerkgever die dit in zijn loonaangifte opneemt en aan de Belastingdienst afdraagt (zie steekwoord 4).

Informatie over andere concernonderdelen

Naast de hiervoor genoemde informatie moet elke concernwerkgever ook bepaalde informatie over elk ander concernonderdeel dat onder de regeling valt in zijn administratie opnemen, namelijk:

  • de naam;
  • het loonheffingennummer;
  • de fiscale loonsom van het betreffende kalenderjaar (exclusief eindheffingsloon, want het gaat alleen om het loon waarover loonbelasting is geheven);
  • het door dat concernonderdeel verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking (als dit meer dan 10% van zijn fiscale loonsom is);
  • de door dat onderdeel als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt).

4. Verantwoordelijkheid

De concernwerkgever met de hoogste totale fiscale loonsom is verantwoordelijk voor het maken van de afrekening voor de werkkostenregeling voor het hele concern. Om te bepalen welk concernonderdeel die verantwoordelijkheid krijgt toebedeeld, moet u de totale fiscale loonsom (exclusief eindheffingsloon) van alle concernwerkgevers vergelijken.
Bij het maken van deze vergelijking telt alleen het in het betreffende kalenderjaar genoten loon mee. Dat betekent dat loon over het voorafgaande jaar dat in het betreffende kalenderjaar wordt uitbetaald, meetelt. Loon over het betreffende kalenderjaar dat het volgende jaar wordt uitbetaald, telt niet mee voor deze vergelijking. Dit onderscheid is gemaakt omdat hierdoor op het uiterste keuzemoment – de aangifte loonheffingen over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar – altijd duidelijk kan worden bepaald wie verantwoordelijk is voor het maken van de concernafrekening.

Concernwerkgevers hoofdelijk aansprakelijk

De concernwerkgever die de verantwoordelijkheid voor de afrekening krijgt, moet de collectieve vrije ruimte van het concern berekenen en vervolgens toetsen of het concerntotaal van de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (exclusief gerichte vrijstellingen) boven die collectieve vrije ruimte uitkomt. Bij overschrijding van die vrije ruimte moet de verantwoordelijke werkgever de verschuldigde eindheffing in zijn loonaangifte opnemen en aan de Belastingdienst betalen, namens het concern.
Ook al ligt de verantwoordelijkheid voor aangifte en afdracht bij één werkgever binnen het concern, geldt dat alle concernwerkgevers hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het gehele verschuldigde bedrag aan eindheffing.

Geen fiscale eenheid voor de loonheffingen

Een fiscale eenheid zoals die voor de vennootschapsbelasting of BTW kan gelden, heeft geen bestaansrecht voor de loonheffingen. De concernregeling kan dan ook niet (automatisch) voor zo’n fiscale eenheid worden toegepast. Alleen als er sprake is van een concern volgens de regels voor de loonheffingen, kan de concernregeling onder voorwaarden worden toegepast. Het is met de invoering van deze regeling niet de bedoeling geweest om een fiscale eenheid voor de loonheffingen te creëren.