VERDIEPINGSARTIKEL

De mogelijkheden voor een onbelaste thuiswerkvergoeding in de WKR

De coronacrisis heeft noodgedwongen een verschuiving van de traditionele (vaste) werkplek in de organisatie naar zo veel mogelijk thuiswerken in gang gezet. Omdat deze situatie voortduurt en thuiswerken in de toekomst – ook na de crisis – veel gebruikelijker zal blijven, speelt steeds vaker de vraag of een onbelaste thuiswerkvergoeding mogelijk is.


13 november 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en voormalig hoofdredacteur van Salaris Rendement


Werknemers die hun werkzaamheden op de thuiswerkplek uitvoeren, maken thuis extra kosten. Denk aan de kosten voor koffie, thee, wc-papier, verwarming, elektriciteit, printpapier enzovoorts. Dit zijn kosten die normaal gesproken voor rekening van de werkgever komen als de werknemers op hun werkplek in uw organisatie werken. Voorzieningen die dan bovendien vanwege een nihilwaardering onbelast zijn, omdat werknemers ze op de werkplek nuttigen of verbruiken.

Thuiswerkplek moet fiscale werkplek zijn

Die nihilwaardering gaat thuis alleen op als de werkruimte daar als fiscale werkplek kwalificeert. Dat is het geval als:

  • de werkruimte een zelfstandig gedeelte van de woning is en bijvoorbeeld een eigen opgang en sanitair heeft;
  • de werkgever met de werknemer er een reële (zakelijke) huurovereenkomst voor heeft, waardoor alleen uw organisatie over de werkruimte beschikt;
  • de werknemer in die ruimte werkt.

Hier wordt in de praktijk zelden aan voldaan. De werkgever is niet wettelijk verplicht om de werknemer de extra kosten vanwege het thuiswerken te vergoeden. De wet verplicht alleen om voor een arboverantwoorde werkplek te zorgen, óók als die werkplek thuis bij de werknemer is.

Thuiswerkvergoeding wordt steeds gebruikelijker

Het gebeurt echter wel steeds vaker dat werkgevers een thuiswerkvergoeding geven aan hun werknemers die veelvuldig thuiswerken. Verschillende vakbonden maken hier zich ook hard voor. Er zijn inmiddels zelfs diverse collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) waarin zulke vergoedingen of een thuiswerkbudget zijn opgenomen. Op grond van een cao kan de werkgever (op termijn) dus wel verplicht zijn om de werknemer een thuiswerkvergoeding te betalen.

Gemiddelde extra kosten voor thuiswerken in kaart

Volgens het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (NIBUD) zijn werknemers gemiddeld € 2 per dag per persoon extra kwijt vanwege het thuis werken (op basis van een achturige werkdag). Dat komt bij een vijfdaagse werkweek neer op € 43,30 per maand. Deze berekening is exclusief de kosten die werkgevers vaak voor rekening nemen, zoals kosten voor computerapparatuur, telefonie en reizen. Het NIBUD raadt consumenten aan om rekening te houden met deze extra kosten, zodat bijvoorbeeld een hogere energierekening niet als een verrassing komt. Uiteraard kunnen er tegenover de extra kosten vanwege het thuis werken ook juist besparingen staan, zoals het wegvallen van reiskosten.

Een thuiswerkvergoeding is overigens iets anders dan bijvoorbeeld het laten doorlopen van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding terwijl de werknemer thuiswerkt – en dus geen woon-werkverkeer heeft – zodat hij hiermee de kosten van het thuiswerken kan dekken. Het gaat echt om een aparte vergoeding – of budget of bijdrage – die de werknemer kan benutten voor de (extra) kosten thuis. Aan zo’n vergoeding kunnen voorwaarden zijn verbonden, bijvoorbeeld dat de werknemer een bepaald minimum aan thuiswerkdagen of -uren moet hebben.

Vrij te besteden thuiswerkvergoeding kan niet onbelast

Een eenmalige of periodieke thuiswerkvergoeding waarbij werknemers zelf de besteding bepalen, is op geen enkele grond onbelast te geven. Dat is anders als het bijvoorbeeld om een vergoeding specifiek voor arbovoorzieningen thuis gaat. Als u de vergoeding dan aanwijst als eindheffingsloon en bewijs van de besteding aan arbovoorzieningen heeft, kan er een gerichte vrijstelling gelden.

Als extra voorwaarden gelden hierbij dat de arbovoorzieningen moeten samenhangen met de arboverplichtingen van uw organisatie, de werknemer ze (deels) op de thuiswerkplek gebruikt en er geen eigen bijdrage voor betaalt. Verder moet de inrichting van de werkruimte thuis – op grond van het arbobesluit – zo zijn ingericht dat de werknemer er over goede verlichting beschikt en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Dat laatste betekent dat de werknemer een goede bureaustoel en een goed(e) werkblad of werktafel heeft.

Een alternatief voor het vergoeden van bijvoorbeeld de aanschaf van een goede bureaustoel, is het uitlenen van de bureaustoel van kantoor. Maak hierover goede schriftelijke afspraken!

Onbelaste vergoeding voor noodzakelijke apparatuur

Ook vergoedingen specifiek voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (een bureaustoel valt hier niet onder!) kunnen onder het noodzakelijkheidscriterium gericht zijn vrijgesteld, óók als de voorzieningen voor de thuiswerkplek zijn. Hierbij gelden – naast de voor de gerichte vrijstelling benodigde aanwijzing als eindheffingsloon – de volgende extra voorwaarden:

  • De voorzieningen zijn naar uw redelijke oordeel noodzakelijk voor het werk.
  • De kosten komen voor rekening van uw onderneming en worden niet doorberekend aan de werknemer.
  • De werknemer moet de voorzieningen teruggeven of de restwaarde ervan aan uw onderneming betalen als hij ze niet meer nodig heeft voor het werk.

Let op dat u bij een combinatiepakket voor internet, telefoon en televisie thuis alleen het deel van de factuur voor het internet gericht vrijgesteld kunt vergoeden. Verder moet u opletten of de voorzieningen thuis nog als noodzakelijk gelden als de werknemer straks wellicht weer (hoofdzakelijk) terugkeert naar de vaste werkplek in uw organisatie.

Aanwijzen als eindheffingsloon

Hulpmiddelen die niet onder het noodzakelijkheidscriterium vallen die de werknemer ook op de werkplek gebruikt en die hij nagenoeg alleen zakelijk gebruikt, kunt u ook gericht vrijgesteld vergoeden door aanwijzing ervan als eindheffingsloon. Let hierbij wel op: als de werknemer alleen thuiswerkt, moet de werkplek thuis als fiscale werkplek gelden wil er sprake van zijn dat de werknemer het hulpmiddel (ook) op de werkplek gebruikt.

Hiervoor las u al dat de thuiswerkplek zelden als fiscale werkplek geldt. Een onbelaste vergoeding kan dan alleen voor voldoende zakelijk gebruikte hulpmiddelen die de werknemer op de (vaste) werkplek in uw organisatie gebruikt en daarnaast thuis.

Ten laste van de vrije ruimte van de WKR

Vaak is de thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast te geven als u die als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt. Dat betekent dat u een stukje van uw beschikbare vrije ruimte afsnoept, iets wat bij de gerichte vrijstellingen van hiervoor niet het geval is ondanks de aanwijzing ervan als eindheffingsloon.

Voor 2020 is extra eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte misschien niet zo’n probleem; de beschikbare ruimte voor dit jaar is (tijdelijk) verruimd. Maar vanaf 2021 geldt weer het reguliere percentage (1,7%) over de eerste € 400.000 aan fiscale loonsom en daalt het percentage over de resterende loonsom zelfs iets (1,18%). Dan kan het plaatje rond een onbelaste thuiswerkvergoeding er voor u heel anders uit komen te zien!

Thuiswerkovereenkomst

Het is verstandig om de met werknemers gemaakte afspraken rond het thuiswerken – waaronder die over een eventuele thuiswerkvergoeding – goed vast te leggen. Gebruik hiervoor de  een handige voorbeeldovereenkomst voor structureel thuiswerk (tool) of de tijdelijke thuiswerkovereenkomst (tool). Deze overeenkomsten kunt u desgewenst aanpassen aan uw specifieke situatie.