VERDIEPINGSARTIKEL
De redelijkheidstoets voor de nihilwaarderingen
De werkkostenregeling kent 3 toetsen. De gebruikelijkheidstoets is de bekendste. Deze toets wordt toegepast voor vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen voor onderbrengen in de vrije ruimte. De tweede toets is de (specifieke) redelijkheidstoets die toegepast wordt bij gebruik van het noodzakelijkheidscriterium. Maar dan is er ook nog een (algemene) redelijkheidstoets die van belang is bij nihilwaarderingen. Wat moet u hierover weten?
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Rien Vink, specialist loonheffingen en voormalig dagvoorzitter van de Regionale Salarisdagen
Alles wat uw onderneming verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt aan een werknemer in het kader van de dienstbetrekking is loon. Daar zijn een paar uitzonderingen op. De belangrijkste zijn:
- intermediaire kosten,
- gerichte vrijstelling,
- werkplekvoorzieningen.
Dit verdiepingsartikel gaat over de bijzonderheden van de laatstgenoemde uitzondering.
Werkplek: wat is dat?
Een werkplek is elke plaats die gebruikt wordt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor de werkgever op grond van de Arbowet verantwoordelijk is. Arboverantwoordelijkheid kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie.
Een werkplek is bijvoorbeeld het bureau, een kamer, een kantoortuin, de lopende band, een fabriekshal, de keuken, de vergaderzaal, een bedrijfskantine, bij een vrachtwagenchauffeur de cabineruimte van een vrachtwagen, voor een conducteur of machinist de trein, enzovoorts.
De eerdergenoemde 3e uitzondering op de regel dat alles loon is, heeft betrekking op werkplekvoorzieningen waar de werknemer zakelijk gebruik van maakt, maar die hij ook – in bescheiden mate – privé zou kunnen benutten. Om te voorkomen dat de waarde van deze op de werkplek ter beschikking gestelde voorzieningen in de vrije ruimte valt, zijn de voorzieningen op nihil gewaardeerd. Ze gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
Feiten en omstandigheden
Feiten en omstandigheden spelen bij de redelijkheidstoets een grote rol. Als op een personeelsfeest op de werkplek een band als U2 optreedt, komt dat mogelijk niet door de toets van redelijkheid. Als het een jaarlijks personeelsfeest betreft voor 10 werknemers, lijkt dat duidelijk. Maar als het een 100-jarig jubileum van een multinational is, pakt de redelijkheidstoets heel anders uit. Bij loonheffingen spelen feiten en omstandigheden altijd een grote rol. Daarom is het van belang om – hoe lastig dan ook – zaken goed vast te leggen.
Aanwijzen als eindheffingsloon
Zulke werkplekvoorzieningen hoeven niet te worden aangewezen. In dat opzicht werken ze anders dan de gerichte vrijstellingen of de vergoedingen en verstrekkingen die ten laste van de vrije ruimte komen. Alle werkplekvoorzieningen moeten echter wel voldoen aan de redelijkheidstoets.
Dit vereiste is nog afkomstig uit de tijd dat er een regeling voor aftrekbare beroepskosten bestond, dus vóór 2001! De Hoge Raad stelde in 1980: De uitgaven van de werknemer zijn alleen dan niet aftrekbaar als zij kennelijk onredelijk zijn in die zin, dat een zodanige wanverhouding bestaat tussen het beloop dier uitgaven en de inkomsten, dat geen redelijk denkend mens kan volhouden die uitgaven daarvoor te doen.
Onredelijk feesten?
Een werkgever geeft iedere laatste vrijdag van het kwartaal een personeelsfeest op de werkplek. Het bedrijf heeft 75 werknemers. Er treedt altijd een artiest of dj op. Partners zijn ook welkom en voor de kinderen regelt de werkgever desgewenst oppas thuis. De werknemer betaalt via zijn loonstrookje € 3,35 voor de maaltijd. Deze maaltijd is een zeer uitgebreid buffet, met zowel vis, vlees als vegetarisch. De feesten duren tot diep in de nacht of vroeg in ochtend. Voldoet zo’n personeelsfeest aan de redelijkheidstoets?
Aanvullende voorwaarde
Met de wetswijziging in 2001 is de redelijkheidstoets als aanvullende voorwaarde voor de vergoedingen en verstrekkingen opgenomen. Voor de werkplekvoorzieningen geldt dat de (algemene) redelijkheidstoets – dus los van de specifieke toets van het noodzakelijkheidscriterium – alleen nog van toepassing is op de werkplekvoorzieningen.
Redelijkheidstoets voor extreme werkplekvoorzieningen
De redelijkheidstoets houdt in dat er sprake is van een marginale toets of de voorzieningen redelijk zijn. Deze toets is alleen bedoeld voor bijzondere gevallen, als het gaat om extreme kosten, dus extreme werkplekvoorzieningen.
Hierbij kunt u denken aan een gouden vulpen met diamantjes ter waarde van € 25.000 voor de directie. Het kan ook om het gebruik gaan van de kopieermachine. Privé kopiëren op de werkplek is toegestaan. Maar de kosten die een onderneming maakt voor een werknemer die iedere week de 500 krantjes voor zijn voetbalvereniging kopieert, zullen niet voldoen aan de redelijkheidstoets.
3 verschillende toetsen
Het is natuurlijk verwarrend dat er 3 toetsen zijn. Vooral ook omdat de 3 toetsen zich op verschillende categorieën richten. De zogenoemde algemene redelijkheidstoets heeft betrekking op de voorzieningen op de werkplek, de specifieke redelijkheidstoets geldt bij de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium en de gebruikelijkheidstoets is van toepassing bij de vrije ruimte.
De gebruikelijkheidstoets is in de praktijk de belangrijkste en de moeilijkst toepasbare. De specifieke redelijkheidstoets moet u in de praktijk het meeste in de gaten houden, maar dat zal minder lastig zijn dan de toepassing van de gebruikelijkheidstoets.
De algemene redelijkheidstoets zal in de praktijk het minst vaak worden tegengeworpen door de Belastingdienst. Maar toch moet u deze ook kennen. Soms komen in de praktijk (onbedoeld) toch extreme of ogenschijnlijk extreme werkplekvoorzieningen voor.
Een aantal op nihil gewaardeerde werkplekvoorzieningen op een rij
Voor welke werkplekvoorzieningen geldt zoal een nihilwaardering?
- Voorzieningen op de werkplek waarvan het niet gebruikelijk is om deze elders te gebruiken, zoals inrichting van de werkplek (niet zijnde de werkplek in de eigen woning) in brede zin, gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat, de printer en de vaste telefoon.
- Consumpties op de werkplek die de maaltijd niet vervangen of geen deel uitmaken van de maaltijd (koffie, thee, appel, melk, snacks).
- Ter beschikking gestelde werkkleding, op voorwaarde dat die kleding:
- óf nagenoeg uitsluitend (minstens 90%) geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen (zoals uniformen en doorwerkjas sen in de bouw);
- óf is voorzien van een logo met een oppervlak van minimaal 70 cm2;
- óf werkkleding is die achterblijft op de werkplek.
- De parkeerplaats op het terrein van de werkgever
- De fietsenstalling bij de werkplek.
- Een ter beschikking gesteld ov-abonnement als de werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt.
- Bedrijfsfitness op de werkplek.
- Een personeelsfeest op de werkplek.
- De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening. Denk aan een boorplatform, slaapdiensten, binnenvaart.
- De waarde van het rentevoordeel van een aan de werknemer verstrekte personeelslening die bedoeld is voor aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter.
Meer informatie over onbelast vergoeden en verstrekken volgens de fiscale regels vindt u in de toolbox De werkkostenregeling toepassen in 7 stappen.
