VERDIEPINGSARTIKEL

De verschillende normbedragen in de werkkostenregeling

De Belastingdienst heeft voor bepaalde vormen van loon in natura van tevoren vastgesteld met welke bedragen u moet rekenen bij de verstrekking of terbeschikkingstelling ervan. U moet dit zogenoemde normbedrag dan tot het loon van de werknemer rekenen. In veel gevallen kunt u er ook voor kiezen om het normbedrag onder te brengen in de vrije ruimte.


1 oktober 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Er zijn een aantal voorzieningen op de werkplek die u als loon moet behandelen, maar waarvoor de Belastingdienst een normbedrag heeft bepaald. Het gaat om:

  • maaltijden in een bedrijfskantine;
  • kinderopvang;
  • huisvesting op de werkplek;
  • dienstwoningen.

In dit artikel leest u hier meer over.

1  Maaltijden in een bedrijfskantine

Een niet-zakelijke maaltijd in een bedrijfskantine is in 2020 standaard € 3,35 waard. Het doet er niet toe of die maaltijd een bescheiden ontbijtje of een uitgebreid driegangendiner betreft.

U mag het normbedrag ook toepassen op soortgelijke maaltijden op de werkplek, als er bijvoorbeeld – bij gebrek aan een bedrijfskantine – een niet-zakelijke lunch in de vergaderruimte wordt verstrekt. U kunt het normbedrag van € 3,35 optellen bij het belastbaar loon van de werknemer of aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

In het laatste geval hoeft u de maaltijden niet stuk voor stuk aan een bepaalde werknemer toe te wijzen. Het volstaat dan om een administratie bij te houden van het totale aantal maaltijden voor alle werknemers samen en dit voor de vrije ruimte te vermenigvuldigen met € 3,35.

Hiervan trekt u eventuele bijdragen van alle werknemers af. Daarbij mag het bedrag niet negatief uitvallen.

Verstrekking van de maaltijden als eindheffingsloon opnemen

Heeft uw onderneming geen eigen bedrijfskantine, maar zit u in een gebouw met een externe cateraar waar werknemers van verschillende organisaties eten? Dan kunt u nog steeds het normbedrag voor kantinemaaltijden hanteren.

Al kost u dit wel wat meer moeite. Allereerst neemt u de verstrekking van de maaltijden in uw administratie op als eindheffingsloon. Vervolgens werkt u samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem uit met:

  • het totale aantal verstrekte maaltijden per werkgever;
  • de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever.

Het is niet voldoende om het eindheffingsloon gelijk te stellen aan de betalingen en verstrekkingen aan de cateraar.

Besparen door corona

Werken in uw organisatie nog steeds veel werknemers thuis vanwege de coronamaatregelen en zit daardoor de bedrijfskantine (nog steeds) dicht? Dan is er geen voordeel voor de werknemer en kan het normbedrag voor maaltijden in de bedrijfskantine achterwege worden gelaten.

U hoeft daardoor (tijdelijk) geen normbedrag meer tot het loon te rekenen voor het voordeel van de verstrekte kantinemaaltijden.

Locatie van het personeelsfeest is van belang

Ook tijdens een personeelsfeest wilt u waarschijnlijk zorgen voor een lekkere maaltijd. Hoe u hier dan mee omgaat, hangt af van de locatie van het feest.

Als dit op de werkplek plaatsvindt, rekent u het normbedrag van € 3,35 per maaltijd tot het loon of – wat waarschijnlijker is – u wijst dit aan als eindheffingsloon. Vindt het feest op een externe locatie plaats, dan is het factuurbedrag inclusief BTW loon.

U kunt dit bij de werknemer of via de vrije ruimte belasten. Er geldt voor deze maaltijden dus geen normbedrag.

2  Kinderopvang

Als uw onderneming aan werknemers een vergoeding geeft voor kinderopvang of deze opvang van hun kinderen zelfs voor hen regelt, vormen deze kosten loon. U kunt dit belasten bij de werknemer of via de vrije ruimte.

Welk bedrag u moet belasten is bij een vergoeding duidelijk. Maar met welk bedrag moet u rekenen als u de kinderopvang verstrekt? De waarde van de kinderopvang hangt dan af van de locatie van de opvang en wie de opvang regelt. Daarbij heeft u drie opties:

  1. Als uw onderneming de kinderopvang inkoopt bij een kinderopvanginstelling, is de waarde van de verstrekking gelijk aan het bedrag dat deze instelling aan u factureert. Hiervan trekt u een eventuele werknemersbijdrage af. Of de opvang op de werkplek plaatsvindt of op een andere locatie, is niet van belang.
  2. Als u de kinderopvang zelf op de werkplek organiseert, moet u de waarde hiervan op de volgende manier berekenen. U vermenigvuldigt het werkelijke aantal uren kinderopvang met de uurprijs volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. Hiervan trekt u vervolgens een eventuele werknemersbijdrage af. Deze manier van waarderen mag u alleen toepassen als de ouders een kinderopvangtoeslag of -tegemoetkoming kunnen krijgen als ze daar recht op hebben. De uurprijzen bedragen in 2020 € 8,17 voor dagopvang, € 7,02 voor buitenschoolse opvang en € 6,27 voor gastouderopvang.
  3. Als u de kinderopvang zelf organiseert op een andere locatie dan de werkplek, is de waarde van de verstrekking hetzelfde als de waarde van de kinderopvang in het economisch verkeer. Uiteraard trekt u ook hiervan een eventuele werknemersbijdrage af.

Heeft u meerdere vestigingen en organiseert u de kinderopvang zelf op één van die locaties? Dan is voor de waarde van de verstrekking van belang waar de werknemer precies werkt:

  • werknemers van de vestiging waar u de kinderopvang organiseert: optie 2;
  • werknemers van andere vestigingen: optie 3.

3  Huisvesting op de werkplek

Onder voorwaarden kunt u huisvesting op de werkplek onbelast ter beschikking stellen (zie het kader hieronder). Voldoet de huisvesting niet aan deze eisen en gaat het ook niet om een (dienst)woning, dan rekent u in 2020 voor huisvesting op de werkplek een normbedrag van € 5,60 per dag tot het loon van de werknemer. Dit bedrag is inclusief energie, water en bewassing.

U kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen. In dat geval is administratie per werknemer niet meer nodig. Net als bij kantinemaaltijden vermenigvuldigt u dan het aantal werknemers met het aantal dagen dat u de huisvesting verstrekt en met het normbedrag.

Het normbedrag van € 5,60 per dag geldt per werknemer. Het doet er niet toe of zijn gezinsleden ook gebruikmaken van de huisvesting.

Onbelast huisvesten

Huisvesting op de werkplek die nodig is voor het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking kan uw onderneming

onder voorwaarden onbelast ter beschikking stellen (nihilwaardering). De werknemer moet dan:

  • niet uitsluitend op de werkplek wonen;
  • redelijkerwijs gebruikmaken van de huisvesting;
Als de werknemer aan deze voorwaarden voldoet, geldt deze nihilwaardering ook voor de verstrekking van energie, water en bewassing. 

4 (Dienst)woning

Het ter beschikking stellen van een (dienst)woning of vergoeden van de kosten van een woning is loon van de werknemer. U kunt deze kosten meestal niet aanwijzen als eindheffingsloon.

Dit mag namelijk alleen voor de kosten die verband houden met buitengewone beveiligingsmaatregelen en bij werkgerelateerde huisvesting buiten de woonplaats (een pied-à-terre).

Hoe u berekent welk bedrag u bij het loon van de werknemer moet tellen, is afhankelijk van de vraag of het een woning of een dienstwoning betreft. Stelt u aan de werknemer een woning ter beschikking of vergoedt u de kosten van de woning?

Dan stelt u de waarde gelijk aan de huur als de woning zou worden verhuurd. Daarbij gaat u uit van de huurwaarde in het economisch verkeer.

Aandachtspunten bij het berekenen van de huurwaarde

Als u een woning ter beschikking stelt aan de werknemer voor de behoorlijke vervulling van zijn werk, gaat het om een dienstwoning. U moet dan de waarde van het zogenoemde genot van deze woning bepalen.

U gaat voor deze waarde van de terbeschikkingstelling uit van de huurwaarde in het economisch verkeer met een maximum van 18% van het jaarloon van de werknemer bij een 36-urige werkweek. Werkt de werknemer minder uren, dan herrekent u het loon tot 36 uur.

Er zijn wel een paar aandachtspunten bij het berekenen van de huurwaarde. Bij een werkweek van meer dan 36 uur, mag u niet herrekenen.

Verder telt u voor de berekening van het jaarloon de 18% bijtelling niet mee. Ook moet u van de vakantiebijslag, die u één per keer jaar uitbetaalt, aan elke maand 1/12 gedeelte toerekenen.

Begin volgend jaar worden de nieuwe normbedragen bekendgemaakt die gaan gelden voor 2021. Houd hiervoor ­Rendement.nl in de gaten.

Handboek leidend bij verblijfkosten dienstreis binnenland

In de CAO Rijk staan de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. U mag deze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.

In het Handboek Loonheffingen 2020 van de Belastingdienst staan de maximale bedragen voor verblijfkosten voor binnenlandse dienstreizen. Deze bedragen zijn echter lager dan die in de CAO Rijk staan.

Voor de fiscale gevolgen is het handboek leidend. Dat zijn namelijk de bedragen die gericht zijn vrijgesteld. Als u een hoger bedrag vergoedt, kunt u het bovenmatige deel rekenen tot het loon van uw werknemer of aanwijzen als eindheffingsloon.