VERDIEPINGSARTIKEL

Hoe werkt de gebruikelijkheidstoets van de WKR?

Onder de werkkostenregeling (WKR) moet de werkgever bepalen welk loon hij ten laste van de vrije ruimte brengt door het als eindheffingsloon aan te merken. Bij de loonbestanddelen waarvoor de werkgever in principe de vrijheid heeft om deze keuze te maken, moet hij altijd nog wel rekening houden met de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Dit artikel biedt inzicht in de werking van de gebruikelijkheidstoets.


7 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen


Bij het maken van de keuze voor het onderbrengen van loonbestanddelen in de vrije ruimte heeft de werkgever in principe de vrije keuze om dat wel of niet te doen. Wel moet hij rekening houden met een bepaalde grens: de gebruikelijkheidstoets.

De gebruikelijkheidstoets is ingesteld om oneigenlijk gebruik van de werkkostenregeling tegen te gaan en geeft de belastinginspecteur de mogelijkheid om extreme situaties te bestrijden. Hierbij kunt u denken aan de situatie dat de werkgever de resterende vrije ruimte aan een enkele werknemer besteedt, waardoor deze werknemer een behoorlijk voordeel heeft ten opzichte van de andere werknemers.

Niet meer dan 30% afwijken

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de werkgever geen vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon mag aanwijzen als die aanwijzing in belangrijke mate – meer dan 30% – afwijkt van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Bij vergelijkbare omstandigheden kunt u denken aan vergelijkbare functies, vergelijkbare ondernemingen of vergelijkbare branches.

Aangescherpte regels

Met ingang van 2016 zijn de regels van de gebruikelijkheidstoets aangescherpt. Sindsdien gaat het niet meer om de gebruikelijkheid van de (omvang van de) als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen op zich, maar om de gebruikelijkheid van het aanwijzen ervan als eindheffingsloon.

Met andere woorden, het mag niet ongebruikelijk zijn dat de werknemers de betreffende vergoedingen en verstrekkingen (van een bepaalde omvang) onbelast ontvangen doordat de werkgever ze als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt. De omvang van de in de vrije ruimte ondergebrachte vergoedingen en verstrekkingen mag dus niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk eindheffingsloon is.

Ongebruikelijk
Alles boven die 30%-grens moet als loon bij de werknemer worden verwerkt. Uiteraard is het zo dat het aanwijzen als eindheffingsloon niet gebruikelijk zal zijn bij vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die op zich al ongebruikelijk zijn.

Toetsing op gebruikelijkheid

Bij het toepassen van de gebruikelijkheidstoets op eindheffingsloon spelen diverse punten een rol:

  • het soort en de waarde van de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen;
  • welke werknemers deze vergoedingen en verstrekkingen ontvangen en of collega’s van de werknemer of vergelijkbare werknemers bij een andere werkgever de vergoedingen en verstrekkingen ook onbelast ontvangen;
  • het totaal aan voor een werknemer op jaarbasis aangewezen eindheffingsloon;
  • hoe de onderneming de vergoedingen en verstrekkingen vóór de komst van de WKR behandelde.
Elke aangewezen vergoeding en verstrekking toetsen

Werkgevers die twijfelen of de betreffende als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (in belangrijke mate) als ongebruikelijk gelden, kunnen het beste elke aangewezen vergoeding en verstrekking op gebruikelijkheid toetsen (aan de hand van de bovengenoemde punten).

Verder moeten zij in de loop van het kalenderjaar het totaal aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen beoordelen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, moet het bovenmatige bedrag als loon van de werknemer worden aangemerkt, ook als dit pas een eerste vergoeding of verstrekking is.

Bewijslast ligt bij inspecteur

Omdat de gebruikelijkheidstoets bedoeld is voor extreme situaties, die dus in de praktijk niet vaak zullen voorkomen, is bepaald dat de bewijslast in zulke gevallen bij de belastinginspecteur ligt. Als de inspecteur het idee heeft dat er sprake is van oneigenlijk gebruik van de vrije ruimte, moet hij via de gebruikelijkheidstoets bewijzen dat dit inderdaad het geval is.

De werkgever heeft dan uiteraard de mogelijkheid om toe te lichten waarom het aanwijzen als eindheffingsloon van de betreffende vergoedingen en verstrekkingen volgens hem wel gebruikelijk is.

Vier voorbeelden van (on)gebruikelijkheid

  1. Fiets voor het werk

    Eén van uw werknemers krijgt een elektrische fiets van € 1.100. Deze werknemer komt op deze fiets naar het werk. Uw onderneming mag de verstrekking van de fiets aanwijzen als eindheffingsloon, want het is niet ongebruikelijk om een fiets met zo'n waarde te verstrekken en aan te wijzen als eindheffingsloon.

  2. Onbelaste bonus

    Uw onderneming geeft enkele werknemers elk jaar een belaste bonus van € 7.000. Deze werknemers krijgen dan netto elk ongeveer € 3.500. Dit jaar krijgen zij dezelfde bonus, maar dan onbelast. Elke werknemer krijgt dan netto € 7.000. De werkgever mag de bonus dan niet aanwijzen als eindheffingsloon, omdat dit ongebruikelijk is.

  3. Studiekosten kinderen

    Uw onderneming geeft werknemers met studerende kinderen per jaar een vergoeding van € 2.500 voor collegegeld en bijkomende studiekosten. De werkgever mag deze vergoeding voor studiekosten aanwijzen als eindheffingsloon, want het is niet ongebruikelijk om studiekosten tot dat bedrag te vergoeden en aan te wijzen als eindheffingsloon.

  4. Buitenissig kerstpakket

    Uw onderneming geeft de werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. Daarom krijgt hij als kerstpakket een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 27.000. Een kerstpakket van € 27.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Het is dus ook niet gebruikelijk om dit kerstpakket volledig als eindheffingsloon aan te wijzen. Uw onderneming rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, tot het loon van de directeur.

€ 2.400 per jaar is niet ongebruikelijk

De Belastingdienst heeft het – voor de praktijk belangrijke – standpunt ingenomen dat als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor een totaalbedrag van € 2.400 per werknemer op jaarbasis in elk geval als gebruikelijk gelden. Dit bedrag kan dus sowieso als eindheffingsloon worden verwerkt.

Naast een algemene kostenvergoeding van genoemd bedrag – wat bijvoorbeeld ook een bonus zou kunnen zijn – kunnen ook nog specifieke vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers als eindheffingsloon worden aangewezen en ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.