VERDIEPINGSARTIKEL

Hoe werkt het noodzakelijkheidscriterium van de WKR?

De werkgever kan zijn werknemers de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van hun werk onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Onder voorwaarden geldt hier namelijk een gerichte vrijstelling voor.

De categorieën voorzieningen die voor deze gerichte vrijstelling in aanmerking komen, zijn specifiek bepaald: gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.


7 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen


Er geldt een gerichte vrijstelling voor vergoede, verstrekte of ter beschikking gestelde voorzieningen die de werknemers nodig hebben voor hun werk én die de werkgever als eindheffingsloon heeft aangewezen. Het noodzakelijkheidscriterium geldt alleen voor de volgende specifieke voorzieningen: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

Eventueel privévoordeel niet belasten

Als aan de voorwaarden wordt voldaan en de gerichte vrijstelling van het noodzakelijkheidscriterium van toepassing is, hoeft de werkgever een eventueel privévoordeel dat de werknemer van de noodzakelijke voorziening heeft niet tot het loon te rekenen.

Geen lijst met noodzakelijke gereedschappen en apparatuur

Er bestaat geen uitputtende lijst met gereedschap en dergelijke apparatuur die als noodzakelijk gelden voor werknemers, dit is immers per situatie verschillend. Ter indicatie van welk gereedschap voor de gerichte vrijstelling in aanmerking komt, is wel bepaald dat het moet gaan om gereedschap dat dient om iets te maken, meten of controleren en dat meerdere keren gebruikt moet kunnen worden. Het gaat hierbij om de gezamenlijke hulpmiddelen die de werknemer voor de uitvoering van zijn werkzaamheden nodig heeft.

Enkele voorbeelden van mogelijk noodzakelijke gereedschappen zijn de kwast van een schilder (de gebruikte verf echter niet), de naaimachine van een kledingmaker (de gebruikte stof echter niet), het muziekinstrument van een muzikant, de laser-afstandsmeter van een bouwvakker en het fototoestel van een fotograaf. Een printer kan ook noodzakelijk gereedschap zijn maar werkkleding of kantoormeubilair niet.

Er bestaat ook geen uitputtende lijst met voor werknemers noodzakelijke computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, omdat ook hiervoor de specifieke situatie bepalend zal zijn. Bij deze ICT-middelen die voor de gerichte vrijstelling in aanmerking komen, moet u denken aan zaken als desktops, laptops, mobiele telefoons (zoals smartphones) en tablets.

De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen geldt niet alleen voor de gereedschappen en ICT-middelen zelf, maar ook voor de direct daarmee samenhangende vergoedingen en verstrekkingen of bijvoorbeeld een bijbehorende dongel of programmatuur.

Alles-in-een-pakket

De kosten voor een – noodzakelijke – internetverbinding op de thuiswerkplek kunnen ook onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Ze komen dan niet ten laste van de vrije ruimte. Als de werknemer een pakket heeft waarbij hij internet, tv en telefonie afneemt bij één provider, mag de werkgever alleen het deel van het internetabonnement gericht vrijgesteld vergoeden.

Is het bedrag niet op te splitsen, dan is het zaak om vast te stellen wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Alleen dat deel van de factuur valt onder het noodzakelijkheidscriterium.

In het kader van een optimale bedrijfsvoering

De gerichte vrijstelling geldt alleen voor de voorzieningen die de werkgever in die specifieke situatie noodzakelijk acht voor het werk van de werknemers. Hierbij is het oordeel van de werkgever dus in eerste instantie bepalend, waarbij hij wel binnen de grenzen der redelijkheid moet blijven.

De werkgever moet per werknemer – of per groep werknemers met vergelijkbare werkzaamheden – kunnen verantwoorden waarom hij een bepaalde voorziening noodzakelijk acht. Het moet gaan om voorzieningen die in het kader van een optimale bedrijfsvoering worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.

Het feit dat de werknemer bepaalde werkzaamheden ook zonder die bepaalde voorziening zou kunnen uitvoeren, maar het mét die voorziening een stuk aangenamer is, wil niet zeggen dat deze voorziening niet noodzakelijk zou zijn. Het gaat erom dat de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer de voorziening nodig heeft voor zijn werkzaamheden, ongeacht of de werknemer ze ook op een andere manier zou kunnen uitvoeren.

Mate van gebruik is niet bepalend

Een indicatie van de noodzakelijkheid is het feit dat de werknemer de voorziening bij uitvoering van zijn werkzaamheden gebruikt, waarbij de mate van gebruik slechts indicatief en niet bepalend is. Een andere indicatie is het feit dat de werkgever beslist over de (vorm van de) voorziening of de randvoorwaarden waaraan deze moet voldoen. De werknemer mag bij die beslissing overigens wel bepaalde zeggenschap hebben, dat doet niets af aan de noodzakelijkheid van de voorziening.

Een voorziening die de werknemer verkrijgt via een cafetariasysteem (of vergelijkbaar systeem), kan echter niet onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. Het feit dat de werknemer zelf voor een bepaalde voorziening kan kiezen, past niet bij het noodzakelijkheidscriterium waarbij juist de werkgever degene is die de bepalende keuze maakt.

Eigen bijdrage voor duurdere uitvoering

Verder is de gerichte vrijstelling alleen van toepassing als de werkgever de kosten van de voorziening voor zijn rekening neemt en deze niet doorberekent aan de werknemer. Het vragen van een eigen bijdrage voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening staat het voldoen aan deze voorwaarde niet in de weg.

Ook geldt de gerichte vrijstelling alleen als de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde ervan moet vergoeden als deze niet langer noodzakelijk is. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als de werknemer van functie wisselt, uit dienst treedt of als de onderneming overgaat op het gebruik van andere voorzieningen.

Als de werknemer de ‘oude’ voorziening mag houden, is er sprake van een privévoordeel en daar zal de werknemer een vergoeding voor moeten betalen of moet de werkgever vanaf dat moment de restwaarde tot het loon rekenen of dit desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.

Bewijsvoering ligt bij de Belastingdienst

Als de belastinginspecteur het niet eens is met het oordeel van de werkgever over de noodzakelijkheid van een voorziening, is het aan de inspecteur om aannemelijk te maken dat het om een belast voordeel voor de werknemer gaat omdat de vergoede, verstrekte of ter beschikking gestelde voorziening niet noodzakelijk is.

Alleen als de werknemer ook bestuurder of commissaris van de onderneming is, geldt de (reguliere) werkwijze dat de werkgever aannemelijk moet maken dat er sprake is van een gebruikelijke noodzakelijke voorziening. Anders is de gerichte vrijstelling niet van toepassing.