VERDIEPINGSARTIKEL

In 2020 3% vrije ruimte: zo gaat u er verstandig mee om

Eén van de maatregelen die het kabinet getroffen heeft om ondernemingen door de coronacrisis heen te loodsen, is een eenmalige verruiming van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Dit jaar mag u niet 1,7% van de eerste € 400.000 van uw loonsom onbelast benutten, maar 3%. Die extra ruimte kan helpen om voor uw organisatie wat financiële ademruimte te creëren, maar dan moet u deze wel verstandig inzetten en uzelf zeker niet te vroeg rijk rekenen!


17 juni 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Zoë Wijnakker-Latten, voormalig hoofdredacteur Salaris Rendement, eigenaar tekstbureau DOEN, info@tekstbureaudoen.nl


Sinds 1 januari van dit jaar geldt er een nieuwe systematiek voor de vrije ruimte: over het eerste deel van uw loonsom mag u 1,7% rekenen. Over de rest de ‘oude’ 1,2%.

De coronacrisis heeft daar opnieuw verandering in gebracht: het kabinet heeft besloten om alleen voor dit jaar de vrije ruimte te verhogen naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Hoe dat precies in elkaar zit, ziet u in de infographic.

Vrije ruimte WKR verhoogdDe verruiming kan erg gunstig zijn voor uw organisatie, omdat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u aanwijst als eindheffingsloon en in de vrije ruimte stopt, niet alleen voor de werknemer onbelast blijven.

U betaalt er – zolang u de vrije ruimte niet overschrijdt – ook geen werkgeverslasten over en dat scheelt gemiddeld zo'n 23,5%.

Rijk

U mag uw organisatie niet te vroeg rijk rekenen. Als u namelijk ‘gewoon’ in uw oude berekening van de vrije ruimte 3% invult op de plek waar eerst 1,7% stond, gaat u voorbij aan het feit dat de loonsom van uw organisatie door de coronacrisis weleens flink lager kan uitvallen dan waar u op gerekend had.

U moet dus even goed opletten en niet zomaar alleen het percentage verhogen. Probeer in plaats daarvan in te schatten hoe hoog uw loonsom dit jaar ongeveer zal zijn en laat daar de nieuwe berekening op los.

Mogelijkheden

De mogelijkheden voor het inzetten van die vrije ruimte zijn zo goed als eindeloos. In principe mag u alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen erin onderbrengen, als u ze maar aanwijst als eindheffingsloon en ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium.

Toch zijn er mogelijkheden die in deze roerige tijden wat meer voor de hand liggen dan anders:

1 Bestaand

U brengt bestaande vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte onder die u voorheen belastte bij de werknemer, bruteerde of waarvoor u de eindheffing voor uw rekening nam. Dat scheelt altijd in ieder geval de werkgeverslasten.

2 Cafetariamodel

U vraagt werknemers om een deel belast loon in te leveren (dat mag ook vakantiebijslag of een bonus zijn) en betaalt in plaats daarvan een vergoeding die u in de vrije ruimte onderbrengt.

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. Die ruimte heeft u dus sowieso om deze uitruil via het cafetariasysteem te doen.

U mag deze methodiek natuurlijk ook inzetten om bijvoorbeeld een fiets, laptop of extra personeelskorting uit te delen: die blijft dan via de vrije ruimte onbelast en de werknemer betaalt hem terug met belast loon.

Normaal gesproken heeft niet elke organisatie daarvoor voldoende vrije ruimte, maar het kan handig zijn om eens goed na te rekenen hoeveel ruimte u denkt over te houden en werknemers wat extra uitruilmogelijkheden te bieden dit jaar.

3 Thuiswerkvergoeding

Op kantoor heeft u nu veel minder kosten voor consumpties en elektriciteit. In plaats daarvan kunt u via de vrije ruimte een onbelaste thuiswerkvergoeding aan werknemers geven. Werknemers gebruiken nu immers thuis meer koffie, thee, fruit en elektriciteit.

Kleinigheidje ter motivatie

Veel organisaties willen hun thuiswerkende werknemers een hart onder de riem steken in deze roerige tijden. Ze sturen ze een bloemetje, thee- of koffiepakket, pot snoep, noise-cancelling headphones of een kaartje. Ook de kosten van deze attenties mogen als eindheffingsloon in de vrije ruimte.

Thuiswerkvergoeding

Had uw organisatie voorheen veel reiskostenvergoedingen te betalen, dan kan het zijn dat dat nu niet langer het geval is. Veel werknemers reizen immers helemaal niet.

Ook bent u – nu werknemers in veel gevallen niet naar kantoor komen – waarschijnlijk niet verplicht om de reiskostenvergoeding door te betalen als werknemers met de auto komen of als u de kosten van het openbaar vervoer vergoedt. Let op: daar kunnen in de cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek andere afspraken over staan!

Het kan voor werknemers wel oneerlijk voelen dat zij zelf opdraaien voor de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt. Een thuiswerkvergoeding kan daarvoor een goede oplossing zijn.

Let goed op verschillen!

U mag niet onbedoeld verschil maken tussen werknemers. Dat werkt als volgt: hebben werknemers van uw organisatie een ov-chipkaart van de zaak, dan betaalde u hun reiskosten rechtstreeks aan de vervoersbedrijven. De werknemers kregen geen vergoeding en daar is niets aan veranderd, behalve dan dat uw facturen een stuk lager uitvallen.

Voor werknemers die een vergoeding per kilometer kregen, zit dat anders. Als u besluit om die reiskostenvergoedingen niet stop te zetten, krijgen deze werknemers een flinke bonus: zij hebben nu immers helemaal geen reiskosten.

De eerlijke manier om dit op te lossen is dan toch om alle reiskostenvergoedingen stop te zetten en in plaats daarvan een vaste vergoeding voor de thuiswerkkosten uit te delen.

Oneerlijk

Een thuiswerkvergoeding geven is bovendien minder oneerlijk dan de reiskostenvergoeding doorbetalen. De extra kosten van het vele thuiswerken zijn voor een werknemer die normaal een heel hoge reiskostenvergoeding ontvangt immers waarschijnlijk niet veel anders dan die van een werknemer die dicht bij de zaak woont en dus slechts een klein bedrag aan reiskostenvergoeding krijgt.

Overigens mag u van de Belastingdienst de vaste reiskostenvergoedingen van werknemers wel onbelast blijven doorbetalen, ook al reizen veel werknemers nu niet. Wonen alle werknemers ongeveer even ver weg, dan kan het ook eerlijk en handig zijn om de vergoeding gewoon door te betalen.

Zo benut u de ruimte van de stopgezette vergoedingen

Hoewel het voor werknemers even slikken kan zijn dat hun reiskostenvergoeding wordt stopgezet, kunt u aan het einde van het jaar het leed wat verzachten. Werknemers mogen namelijk een belaste eindejaarsuitkering, bonus of een deel van hun loon uitruilen tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. Hebben werknemers gedurende het jaar minder vergoeding gekregen dan fiscaal gezien onbelast is toegestaan, dan is er dus meer ruimte.

Een praktijkvoorbeeld: een werknemer die een enkelereisafstand van 25 kilometer heeft, mag per maand maximaal 25 × 2 × 21,75 dagen × € 0,19 aan onbelaste reiskostenvergoeding krijgen: € 206,63. Per jaar is dat € 2.479. Krijgt hij deze vergoeding gedurende vier maanden niet, dan kan hij dus 4 × € 206,63 = € 826,52 belast loon uitruilen. Bij een tarief van 37,75% scheelt dat € 312. Voor uw organisatie scheelt het de werkgeverslasten.