VERDIEPINGSARTIKEL

Per 2022 een nieuwe gerichte vrijstelling voor de vergoeding van thuiswerkkosten

Tijdens de coronapandemie werken veel werknemers thuis en de verwachting is dat dit voor een groot deel ook zo blijft na de versoepeling van het thuiswerkadvies.

Het kabinet wil daarom per 2022 een nieuwe gerichte vrijstelling invoeren voor de vergoeding van thuiswerkkosten. Dat staat in het Belastingplan 2022, dat het kabinet bekendmaakte op Prinsjesdag 2021.


27 december 2021 3 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Vanaf 1 januari 2022 kunt u maximaal € 2 per volledig of gedeeltelijk thuisgewerkte dag onbelast vergoeden. Met dit bedrag sluit het kabinet aan bij het Nibud die dit bedrag berekende aan (extra) kosten per thuisgewerkte dag.

Bij de te vergoeden kosten kunt u denken aan water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. De vergoeding ziet niet op kosten die u al met toepassing van een andere gerichte vrijstelling onbelast kunt vergoeden, zoals kosten van gereedschappen, computers en arbovoorzieningen.

Één van de vrijstellingen toepassen

De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding moet u aanwijzen als eindheffingsloon en geldt voor maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of een deel daarvan. Vergoedt u méér dan € 2, dan zult u het bovenmatige deel via de vrije ruimte of de werknemer moeten belasten.

Let wel op: u kunt voor eenzelfde dag niet tegelijkertijd de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding en die voor de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek toepassen.

Als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de werkplek, kunt u maar één van de vrijstellingen toepassen. U kunt beide vrijstellingen wel toepassen op een dag waarop de werknemer deels thuiswerkt, maar ook reist naar een andere plek dan de vaste werkplek, bijvoorbeeld naar een klant. Zie ook de infographic De nieuwe thuiswerkvergoeding met een overzicht van alle voorwaarden.

Vaste vergoeding

In de praktijk zult u met de werknemer afspreken hoeveel dagen hij thuiswerkt. Dan hoeft u niet per werkdag bij te houden welke vergoeding u moet betalen, maar kunt u een vaste vergoeding geven. Deze vaste vergoeding hoeft u niet incidenteel aan te passen als de werknemer op een thuiswerkdag toch naar kantoor komt, of andersom.

Als de werknemer structureel meer thuis of meer op kantoor gaat werken, moet u de vaste vergoeding wel aanpassen. Stel dat u met de werknemer afspreekt dat hij per week twee dagen thuis werkt en drie dagen op kantoor, dan kunt u op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als voor de reiskosten woon-werkverkeer.

Aantal dagen per jaar thuiswerken

Voor de berekening van de vaste thuiswerkkostenvergoeding moet het aantal dagen waarop wordt thuisgewerkt pro rata worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen of een dag per week thuiswerkt. Ook in dat geval wordt het maximale voor de vergoeding in aanmerking te nemen aantal dagen van 214 pro rata herrekend.

In het kader hieronder vindt u een rekenvoorbeeld van een gecombineerde vaste vrijgestelde reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding.

Berekening vaste vergoedingen

Hoe berekent u de gecombineerde vaste reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding? Stel, een werknemer werkt vier dagen, waarbij hij twee dagen per week naar zijn werkplek reist (woon-werkverkeer) en twee dagen thuiswerkt. De enkele reisafstand woon-werkverkeer is 20 kilometer.

 

Omdat de werknemer voldoet aan de 128-dagenregeling (hij moet in dit geval minstens 2/5 × 128 dagen reizen respectievelijk thuiswerken), mag u bij de vaste vergoedingen uitgaan van 214 dagen pro rata herrekend. Hierdoor kan de werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding krijgen voor 2/5 van 214 dagen, dus 86 dagen. De vergoeding is dan maximaal onbelast: (86 dagen × 40 kilometer × € 0,19 per kilometer)/12 maanden. Dat is afgerond € 54 per maand.

 

Voor de thuiswerkvergoeding geldt: (86 dagen × € 2 per dag)/12 maanden. Dat is afgerond maximaal onbelast € 14 per maand. De totale vergoeding is dan € 68 per maand.