VERDIEPINGSARTIKEL

Voordelen en nadelen van een cafetariaregeling

Dat een cafetariaregeling voor werknemers aantrekkelijk is, is natuurlijk duidelijk. Zij kunnen hierdoor hun arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op hun individuele behoeften en daarbij een belastingvoordeel behalen. Maar wat heeft uw onderneming er nu eigenlijk zelf aan om werknemers zo’n regeling aan te bieden? En zit er misschien ook een keerzijde aan?


2 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en voormalig hoofdredacteur van Salaris Rendement


Via een cafetariaregeling biedt uw organisatie werknemers de mogelijkheid om belast loon (of verlof) uit te ruilen voor onbelast loon (of verlof). Een individueel keuzebudget (IKB) – ook wel persoonlijk keuzebudget (PKB) genoemd – is daar een ruimere variant van, omdat een deel van het salaris wordt omgezet naar een naar wens te besteden budget. Het aanbieden van zulk keuzeloon brengt de nodige (financiële) voordelen voor uw onderneming met zich mee. Maar er kleven ook nadelen aan voor uw organisatie!

Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

De niet-financiële maar zeker niet onbelangrijke voordelen van het aanbieden van flexibele arbeidsvoorwaarden zijn dat uw onderneming hierdoor tevredener werknemers creëert en zorgt voor meer betrokkenheid bij hun arbeidsvoorwaarden. Verder profileert uw organisatie zich met zo’n flexibel arbeidsvoorwaardenpakket als een aantrekkelijke werkgever voor potentiële werknemers. Een cafetariaregeling levert ook financiële voordelen op voor uw onderneming. Zo zorgt de uitruil van brutoloon voor nettoloon ervoor dat het premieloon en bijdrageloon lager worden. Hierdoor is uw organisatie sowieso minder aan premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet verschuldigd. Deze lastenbesparing speelt uiteraard alleen als de werknemer met zijn loon niet (ver) boven het maximumpremieloon en maximumbijdrageloon uitkomt. Als het door de uitruil verlaagde premie- en bijdrageloon alsnog boven het maximum uitkomt, heeft u er immers geen voordeel van. De eventuele doorwerking van het uitruilen van brutoloon in andere loongerelateerde betalingen – zoals de vakantiebijslag – levert uw onderneming uiteraard nog een verdere kostenbesparing op.

Besparen op uw lasten

Stel dat een werknemer in een maand € 150 brutoloon uitruilt voor een nettoreiskostenvergoeding. Dat levert uw onderneming in 2019 een besparing op van:

  • 6,96% aan basispremie WAO/IVA/ WGA: € 10,44;
  • 1,24% aan gemiddelde Whk-premie: € 1,86;
  • 3,60% aan WW-premie: € 5,40;
  • 0,77% aan gemiddelde sectorpremie: € 1,15;
  • 6,95% aan ZVW-bijdrage: € 10,42.

Dat is voor die werknemer dus in elk geval een lastenbesparing van € 29,27 die maand.

Recht op lage-inkomensvoordeel

Werknemers met een IKB die hiervan pensioen opbouwen, verlagen de waarde in geld van hun budget. Voor uw onderneming betekent dat ook weer een besparing op de werkgeverslasten. Het kan daarom voor uw organisatie lonen om werknemers te wijzen op die mogelijkheid van extra pensioenopbouw. Een onbedoeld bijeffect van een uitruil van brutoloon kan zijn dat de werknemer binnen de doelgroep voor het LIV komt te vallen. Een werknemer moet een gemiddeld uurloon tussen de € 10,05 en € 12,58 (2019) hebben – naast 1.248 verloonde uren op jaarbasis bij uw organisatie – wil uw onderneming recht hebben op het lage-inkomensvoordeel (LIV) voor deze werknemer. Als de werknemer brutoloon uitruilt, wordt zijn uurloon waarschijnlijk lager omdat hij kiest voor een onbelaste vergoeding of verstrekking die niet meetelt voor het gemiddelde uurloon. Er is dan een grotere kans dat hij 100% tot en met 125% van het minimumloon verdient en u voor hem dus recht heeft op het LIV.

Categorieën voor het LIV

De doelgroep voor het LIV is onderverdeeld in de volgende twee categorieën:

  • gemiddeld uurloon van € 10,05 tot en met € 11,07;
  • gemiddeld uurloon van € 11,08 tot en met € 12,58.

Omdat de werknemer door de uitruil waarschijnlijk in de tweede categorie terechtkomt, levert dat uw onderneming een tegemoetkoming op van € 0,51 per verloond uur (ervan uitgaande dat ook aan de overige voorwaarden voor het LIV wordt voldaan). Maar let op dat een uitruil ook gevolgen kan hebben op het aantal verloonde uren van een werknemer. Bij een uitruil van loon voor extra vakantiedagen – als het ware de inkoop van verlofuren – dalen namelijk de verloonde uren. Als het aantal verloonde uren hierdoor onder de 1.248 uren per jaar komt, vervalt uw recht op LIV!

Recht op LIV krijgen

Voor een werknemer met een jaarloon van € 19.685 en 1.550 verloonde uren bij uw organisatie – zijn gemiddelde uurloon is dus € 12,70 – bestaat er geen recht op LIV. Als die werknemer € 310 brutoloon uitruilt voor een onbelaste vergoeding, zakt zijn gemiddelde uurloon naar € 12,50, zodat hij wel binnen de LIV-grenzen valt. Vanwege de categorie waarin de werknemer met zijn nieuwe uurloon valt, levert dit uw onderneming een LIV op van 1.550 × € 0,51 = € 790,50 in 2019.

Administratieve lasten

Sowieso brengt een flexibel beloningssysteem extra administratieve lasten voor uw organisatie met zich mee. De invoering van zo’n systeem, de voorlichting hierover, de begeleiding van werknemers bij het maken van hun keuzes en de afhandeling van de gemaakte keuzes door werknemers kosten uiteraard ook de nodige tijd en geld. Verder kan keuzeloon met zich meebrengen dat u een loonbestanddeel (doel) als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte moet aanwijzen om het in onbelast loon voor de werknemer om te zetten. Als dit tot overschrijding van de vrije ruimte leidt, krijgt uw organisatie met de extra kosten van 80% eindheffing over het bovenmatige te maken.

Vrije ruimte overschrijden

Dus stel dat uw onderneming keuzeloon van werknemers ter waarde van € 3.000 als eindheffingsloon in de vrije ruimte moet onderbrengen. Als uw vrije ruimte hierdoor niet wordt overschreden, is dit eindheffingsloon ook onbelast voor uw onderneming, waardoor u er zelfs een financieel voordeel van heeft: de besparing van premies werknemersverzekeringen en ZVW-bijdrage over dat bedrag (zie hiervoor). Zorgt de aanwijzing als eindheffingsloon echter wel voor overschrijding van de vrije ruimte, dan is uw onderneming hierover maximaal € 2.400 verschuldigd (80% van € 3.000). Het daadwerkelijke eindheffingsbedrag is uiteraard afhankelijk van de mate van overschrijding.

Fiscale loonsom daalt mee

Uw vrije ruimte is afhankelijk van de fiscale loonsom van uw onderneming, aangezien die daar 1,2% van bedraagt. Let daarom op: als werknemers door een uitruil op grond van een cafetariaregeling een lager belastbaar (fiscaal) loon hebben, daalt ook de grondslag voor de berekening van uw beschikbare vrije ruimte!

Administratieve last door flexibel belonen

Hierdoor is de kans van overschrijding van de vrije ruimte en dus het moeten betalen van eindheffing over het bovenmatige (zie hiervoor) nóg groter. Voor werknemers die bepaalde vormen van verlof opnemen op grond van de Wet arbeid en zorg (WAZO) bestaat er recht op een uitkering van UWV. Dat betekent dat uw onderneming voor een eventuele loondoorbetalingsplicht tijdens dat verlof (deels) wordt gecompenseerd door die uitkering. Dat is het geval bij:

  • bevallingsverlof;
  • zwangerschapsverlof;
  • pleegzorgverlof;
  • adoptieverlof.

Volledig loon doorbetalen

Ook al zijn adoptie- en pleegzorgverlof verlofvormen waarbij de WAZO de werknemer geen recht geeft op behoud van het loon, kan de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst uiteraard wel bepalen dat u tijdens dat verlof het loon (deels) moet doorbetalen. De uitkering die UWV tijdens opname van de genoemde verlofvormen betaalt, bedraagt 100% van het dagloon van de werknemer (met als maximum het maximumdagloon). Als de werknemer brutoloon uitruilt voor nettoloon, gaat de grondslag voor zijn dagloon ook omlaag. Dat betekent dat UWV op basis daarvan een lagere uitkering zal betalen en dat uw onderneming dus meer loonkosten zelf moet dragen dan in de situatie dat er geen uitruil van arbeidsvoorwaarden zou hebben plaatsgevonden. Er zijn dus voor- én nadelen bij cafeteren!