Hoe verwerk ik de loonheffingen bij maaltijden in de bedrijfskantine?

17 mei 2021

Hoe zit het met de loonheffingen bij maaltijden in de bedrijfskantine en hoe verwerk ik dit precies?

Voor de maaltijd in een bedrijfskantine geldt een normbedrag dat u als werkgever als belast loon moet behandelen. Dit normbedrag bedraagt € 3,35. Dit betekent dus dat u voor een maaltijd in de bedrijfskantine € 3,35 tot het loon van uw werknemer moet rekenen. Een andere mogelijkheid is om het aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het maakt voor de maaltijd in de bedrijfskantine overigens geen verschil of het gaat om een ontbijt, lunch of diner.

Breng eigen bijdrage in mindering

Als de werknemers een eigen bijdrage betalen voor de maaltijden, komt deze in mindering op het normbedrag. Het resterende bedrag mag daardoor echter niet lager dan nul worden. Brengt u de maaltijden onder in de vrije ruimte, dan hoeft u deze niet per werknemer te administreren. U hoeft dan alleen de maaltijden van alle werknemers bij elkaar op te tellen en dit aantal te vermenigvuldigen met het normbedrag.

Het vorenstaande geldt overigens niet ten aanzien van maaltijden met een voornamelijk zakelijk karakter (bijvoorbeeld bij overwerk van de werknemer of een zakelijke bespreking met klanten). In dat geval is de maaltijd namelijk volledig onbelast. Voor de vergoeding van de maaltijd van de werknemer geldt dan namelijk een gerichte vrijstelling. De kosten van de maaltijd die de klanten gebruiken vallen onder de zogenoemde intermediaire kosten.

Voorbeeld

Een voorbeeld ter verduidelijking: u heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van € 2,35. Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,35. Bij het loon van de werknemer telt u het normbedrag minus de eigen bijdrage bij het loon van de werknemer (€ 3,35 – € 2,35 = € 1).

U kunt dit bedrag echter ook aanwijzen als eindheffingsloon, hetgeen dus ten laste komt van de vrije ruimte van uw onderneming.