Hoe verwerk ik reis- en verblijfkosten die door werknemer met betaalpas van de zaak zijn betaald?

Publicatiedatum 22 juli 2019

Hoe moet ik de reis- en verblijfkosten in mijn administratie verwerken die door een werknemer met de betaalpas van de zaak zijn betaald?

Als een werknemer – bijvoorbeeld tijdens dienstreizen – een betaalpas die op naam van uw onderneming staat gebruikt, hangt het ervan af welke kosten hij met deze pas betaalt, hoe u die moet verwerken in uw administratie. De reis- en verblijfkosten van de zakelijke reis van de werknemer zelf zijn gericht vrijgesteld. U moet die dus aanwijzen als eindheffingsloon, maar ze blijven onbelast zonder een beroep te doen op uw vrije ruimte. Hieronder vallen maaltijden, hotelovernachtingen, vervoer ter plaatse enzovoort. Eventueel mag u hiervoor aansluiten bij de reisregeling buitenland of binnenland. Daarin staat welke bedragen u zonder verder bewijs onbelast mag vergoeden.

Intermediaire kosten onbelast

Als uw werknemer ook als gastheer optreedt voor externen en voor hen bijvoorbeeld de lunch of het diner afrekent, zijn deze kosten intermediaire kosten. Ook deze mogen zonder een beroep te doen op uw vrije ruimte onbelast blijven. Let op: er moeten wel onderliggende stukken aanwezig zijn om aan te kunnen tonen dat alle kosten zijn gemaakt in verband met zakelijke aangelegenheden. Als er sprake is van etentjes met relaties, moet vastliggen met wie er gegeten is en voor welke gelegenheid dit is geweest. Als dat bewijs niet bij de administratie wordt bewaard, kunt u bij een controle niet aantonen dat de kosten inderdaad zakelijk zijn en staan u dus een naheffingsaanslag en eventuele boete van de fiscus te wachten.

Vergezeld door partner

Wordt uw werknemer op zijn reis vergezeld door zijn partner, dan vormen de reis- en verblijfkosten van die partner die met de betaalpas van de zaak zijn betaald wel belastbaar loon. Dat kan dan ten laste gebracht worden van de vrije ruimte om – voor zover die niet overschreden wordt – voor zowel uw onderneming als de werknemer onbelast te blijven.