Hoe zit het met de ter beschikking gestelde spullen als een werknemer uit dienst gaat?

8 december 2021

Als wij een werknemer onbelast een bureau en laptop ter beschikking stellen, verstrekken of vergoeden, hoe zit het dan als hij uit dienst gaat? Mag hij deze dan houden? En is er nog belasting verschuldigd?

Voor uw organisatie is het verstandig om zorg te dragen voor goede thuiswerkfaciliteiten voor de werknemers. Een werkgever is immers ook verantwoordelijk voor de arbo-omstandigheden op de thuiswerkplek van de werknemers.

Eigenaar van de spullen

Als uw organisatie spullen zoals een bureau of laptop ter beschikking stelt aan de werknemer, blijft uw onderneming eigenaar van deze spullen. De werknemer moet deze weer inleveren – of overnemen tegen de actuele waarde – als hij uit dienst gaat.

Doet hij dit niet, dan is de actuele waarde op dat moment loon in natura voor de werknemer en houdt u hierover loonheffingen in. De situatie is anders als uw organisatie een bureau of laptop verstrekt of vergoed heeft, in plaats van ter beschikking heeft gesteld. Bij vergoeden of verstrekken is de werknemer vanaf dat moment eigenaar.

U kunt een bureau als onbelaste arbovoorziening verstrekken of vergoeden als de vergoeding of verstrekking rechtstreeks voortvloeit uit het arbobeleid van uw organisatie.

Als arbovoorziening vergoed of verstrekt

Is het bureau inderdaad als arbovoorziening vergoed of verstrekt? Dan hoeft u bij het vertrek van de werknemer geen actie te ondernemen.

Er geldt een uitzondering als op het moment van verstrekken of vergoeden al bekend is dat de werknemer binnenkort uit dienst gaat. In dat geval geldt namelijk het zogenoemde fraus legis principe – het verbod op misbruik van recht om belasting te besparen – en vormt het bureau loon in natura voor de werknemer en houdt u hierover loonheffing in. Of u wijst het aan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Als noodzakelijke voorziening vergoed of verstrekt

Heeft u een laptop vergoed of verstrekt als noodzakelijke voorziening? Dan moet uw werknemer bij zijn vertrek de restwaarde van de verstrekte of vergoede laptop aan uw onderneming terugbetalen.

De werkgever mag de restwaarde ook inhouden op het nettoloon van de werknemer. Is er geen terugbetaling of inhouding, dan telt u de restwaarde als loon in natura en houdt hierop loonheffing in. Of u wijst het aan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Let daarbij op: als de werknemer voorafgaand aan zijn ontslag een periode is vrijgesteld van werk, berekent u de restwaarde op de eerste dag van vrijstelling van werk. De vergoeding of verstrekking kent vanaf dat moment geen zakelijk karakter meer, terwijl dat wel een vereiste is voor het noodzakelijkheidscriterium.

De restwaarde is dus van belang bij de noodzakelijke voorziening. Hoe berekent u deze restwaarde? De meest gebruikte manier om de restwaarde te bepalen is de lineaire methode.

U schrijft dan per jaar een vast percentage af van het verschil tussen de aanschafkosten en de restwaarde. Voor de meeste voorzieningen geldt een maximale afschrijving van 20% per jaar. U schrijft de laptop in vijf jaar helemaal af.

Berekening van de restwaarde

Een voorbeeld ter verduidelijking. Een werknemer heeft een laptop aangeschaft voor € 1.000 en uw organisatie heeft deze vergoed als noodzakelijke voorziening onder de werkkostenregeling. De werknemer gaat drie jaar later uit dienst. U berekent de restwaarde dan als volgt:

Afschrijfkosten per jaar: € 1.000 (aanschafkosten) / 5 (gebruiksduur) = € 200.

Restwaarde: € 1.000 – (200 × 3 (aantal gebruiksjaren)) = € 400.

Deze € 400 telt u bijvoorbeeld als loon in natura bij het loon van de werknemer en hierover houdt u de verschuldigde loonheffing in.

Afschrijvingslijst van verzekeraars

Een makkelijke manier om de restwaarde van een voorziening te bepalen is door gebruik te maken van de afschrijvingslijsten van verzekeraars. De afschrijvingslijsten van bijna alle verzekeraars zijn openbaar.

Een handig overzicht van afschrijvingslijsten vindt u op de website consumentenbond.nl (zoek op ‘afschrijvingslijsten’). Het jaarlijkse afschrijvingspercentage op een laptop staat in de lijsten met afschrijvingstermijnen voor de inboedelverzekering.

Dit antwoord is geschreven door Reintjan Weeber, kennismanager wet- en regelgeving bij Centric.