Is een vergoeding voor gebruik eigen mobiele telefoon onbelast?

14 december 2020

Bij ons bestaat het voornemen om aan een werknemer een vergoeding van € 10 te geven voor het gebruik van zijn eigen mobiele telefoon in plaats van een mobiel van de werkgever. Hij heeft wel een mobiele telefoon nodig voor het (normaal) uitvoeren van zijn werkzaamheden, maar er wij hebben geen onderzoek vooraf gedaan naar de kosten van het gebruik van deze mobiel. Kunnen we de vergoeding onbelast aan de werknemer geven? 

Allereerst zult u moeten vaststellen of het gebruik van een mobiele telefoon van de werknemer noodzakelijk is. 'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. Het feit dat de werknemer bepaalde werkzaamheden ook zonder die mobiele telefoon zou kunnen uitvoeren, maar het mét die mobiel een stuk aangenamer is, wil niet zeggen dat deze voorziening niet noodzakelijk zou zijn. Het gaat erom dat u aannemelijk kan maken dat de werknemer de mobielnodig heeft voor zijn werkzaamheden, ongeacht of de werknemer ze ook op een andere manier zou kunnen uitvoeren.

Voldaan aan noodzakelijkheidscriterium? Dan gerichte vrijstelling van toepassing

De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium, geldt voor de vergoeding een gerichte vrijstelling. U moet deze vergoeding dan wel aanwijzen als eindheffingsloon, maar door de gerichte vrijstelling gaat deze vergoeding niet te koste van uw vrije ruimte. Bij een vaste kostenvergoeding voor een noodzakelijke voorziening moet u ook vasteggen aan welke eisen de voorziening moet voldoen. Bovendien moet u in dit geval altijd vooraf een onderzoek doen naar de werkelijke kosten.