Is een verstrekte maaltijd in de kantine belast?

Question

Hoe zit het met de loonheffingen bij maaltijden die wij in de bedrijfskantine verstrekken aan werknemers en hoe verwerk ik dit precies in de loonheffingen?

Accepted Answer

Voor de maaltijd die een werkgever in een bedrijfskantine verstrekt, geldt een normbedrag dat je als belast loon moet behandelen. Dit normbedrag bedraagt € 3,95 (2025). De meest recente normbedragen vind je in het overzicht van de Belastingtarieven.

Dit betekent dus dat je voor een verstrekte maaltijd in de bedrijfskantine € 3,95 tot het loon van de werknemer moet rekenen. Een andere mogelijkheid is om het aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Het maakt voor de maaltijd in de bedrijfskantine overigens geen verschil of het gaat om een ontbijt, lunch of diner.

Breng eigen bijdrage in mindering

Als werknemers een eigen bijdrage betalen voor de maaltijden, komt deze in mindering op het normbedrag. Het resterende bedrag mag daardoor echter niet lager dan nul worden. Het kan dus bijvoorbeeld een klein, vast bedrag zijn dat werknemers betalen. Breng je de maaltijden onder in de vrije ruimte, dan hoef je deze niet per werknemer te administreren. Je hoeft dan alleen de maaltijden van alle werknemers bij elkaar op te tellen en dit aantal te vermenigvuldigen met het normbedrag.

Dit geldt overigens niet ten aanzien van maaltijden met een voornamelijk zakelijk karakter (artikel), bijvoorbeeld bij overwerk van de werknemer of een zakelijke bespreking met klanten. In dat geval is de maaltijd namelijk volledig onbelast.

Voorbeeldberekening kantinemaaltijd

Een voorbeeld ter verduidelijking: je organisatie heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer betaalt een eigen bijdrage € 2,35 voor zijn lunch in de kantine. Voor een verstrekte maaltijd in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,95. Bij het loon van de werknemer tel je het normbedrag minus de eigen bijdrage bij het loon van de werknemer (€ 3,95 – € 2,35 = € 1,60).

Je kunt dit bedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon, hetgeen dus ten laste komt van de vrije ruimte van je organisatie.

Gedeelde kantine

Deelt je organisatie een bedrijfskantine met externe cateraar met andere organisaties, omdat je bijvoorbeeld allemaal een kantoorruimte huurt in één pand? Dan neem je allereerst de verstrekking van de maaltijden in je administratie op als eindheffingsloon. Vervolgens moet je samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem ontwikkelen waarin je per organisatie bijhoudt:

hoeveel maaltijden er door werknemers per werkgever genuttigd zijn;
het totaalbedrag dat de werknemers per werkgever aan eventuele eigen bijdragen betaald hebben.

Je mag hierbij het eindheffingsloon niet zomaar gelijkstellen aan betalingen en verstrekkingen aan de cateraar, maar moet dit berekenen op basis van het aantal maaltijden dat genuttigd is en de betaalde eigen bijdragen.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Is een verstrekte maaltijd in de kantine belast?

3 april 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Werkkostenregeling (WKR)