Kan een cadeau voor werknemer met pensioen in de vrije ruimte?

14 december 2020

Binnenkort gaat een werknemer van ons met pensioen en wij willen hem een cadeau geven namens de organisatie ter waarde van € 500. Mijn vraag is of dit bedrag moet worden ondergebracht in de vrije ruimte of dat we dat niet hoeven te doen aangezien het om pensioen gaat?

Een dergelijk cadeau wegens pensioen is helaas niet vrijgesteld. Wel zijn jubileumuitkeringen wegens een 25- of een 40-jarig dienstverband vrijgesteld. Als de werknemer al zo lang in dienst is en u heeft eerder geen gebruik gemaakt van deze vrijstelling, dan kunt u dat nu alsnog doen. Zie voor meer informatie over welke loon exact is vrijgesteld paragraaf 19.2.1 van het Handboek Loonheffingen.

In de vrije ruimte

Kunt u het cadeau niet vrijgesteld verstrekken, dan kunt u – zoals u zelf al aangeeft – dit onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • De vrije ruimte totale fiscale jaarloon mag niet worden overschreden. In 2021 bedraagt deze ruimte 1,7% voor de eerste € 400.000 van de loonsom en over het restant van de loonsom geldt een vrije ruimte van 1,18%.
  • Het gebruikelijkheidscriterium is van toepassing. Dat betekent dat het geven van een cadeau van deze orde van grootte bij ingang pensioen gebruikelijk dient te zijn binnen uw organisatie en dat het ook gebruikelijk is dat de werknemer hier geen belasting over hoeft te betalen. Als dit niet zo is, geldt hiervoor tot op zekere hoogte nog een uitzondering voor. In het Handboek Loonheffingen is namelijk opgenomen dat vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar door de Belastingdienst als gebruikelijk worden beschouwd.