Kan noodzakelijkheidscriterium uitruil van loon dwarsbomen?

Question

Onze organisatie laat werknemers via een cafetariaregeling belast loon uitruilen voor onbelast loon of vrije tijd. Niet alleen de werknemers maar ook onze organisatie kan daar financieel voordeel van hebben, doordat het belaste loon van werknemers lager wordt en de werkgeverslasten dalen. Maar kan een uitruil van loon het noodzakelijkheidscriterium dwarsbomen?

Accepted Answer

Bij het aanbieden van een cafetariaregeling (artikel) is het je onderneming die bepaalt welke spelregels er bij een uitruil gelden, uiteraard binnen de fiscale, arbeidsrechtelijke en administratieve regels. Zo mag bijvoorbeeld alleen toekomstig loon worden uitgeruild, moet het wettelijk minimumloon in acht worden gehouden, moet de uitruil realiteitswaarde hebben en moet er daadwerkelijk sprake zijn van een wijziging van een afgesproken beloning.

Belaste loonbestanddelen inzetten in cafetariaregeling

Fiscaal gezien zijn alle belaste loonbestanddelen als bron in te zetten in een cafetariaregeling. Arbeidsrechtelijk gelden er echter diverse beperkingen. Binnen deze grenzen bepaalt je organisatie of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) uit welke belaste bronnen werknemers kunnen kiezen voor een uitruil, zoals het brutomaandloon (deels), de vakantiebijslag, een bonus of de (geldwaarde van) bovenwettelijke vakantiedagen.
Fiscaal gezien zijn alle vormen van onbelast loon in te zetten als doel in een cafetariaregeling. Dat kan inhouden dat je het doel als eindheffingsloon (artikel) moet aanwijzen om er onbelast loon voor de werknemer van te maken. Het is aan je onderneming (of cao) om binnen de fiscale mogelijkheden te bepalen uit welke onbelaste doelen de werknemers kunnen kiezen voor een uitruil, zoals een fiets, kinderopvang, reiskostenvergoeding of fitness.

Gerichte vrijstelling niet van toepassing

Je onderneming kan als doel van de cafetariaregeling dus bijvoorbeeld ook de (onbelaste) vergoeding voor of verstrekking van een mobiele telefoon of laptop aanbieden. Als werknemers echter als keuzeloon iets uit de categorie ‘gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur’ (mogen) kiezen, is de gerichte vrijstelling op grond van het noodzakelijkheidscriterium niet van toepassing. Als werknemers zelf de keuze hebben voor een voorziening én via een uitruil zelf de kosten ervan dragen, kan het immers (fiscaal) niet gaan om een volgens de werkgever voor het werk noodzakelijke voorziening. En dus geldt de gerichte vrijstelling niet. Dat betekent dat je de vergoeding of verstrekking als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) moet aanwijzen om deze voor de werknemer onbelast te laten zijn.

Exclusiever model van mobiele telefoon

De gerichte vrijstelling op grond van het noodzakelijkheidscriterium komt niet in de knel als werknemers een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening kiezen, zoals een exclusiever model mobiele telefoon, en de meerprijs uitruilen met brutoloon. Ook dan zul je dit als eindheffingsloon moeten aanwijzen, maar komt dit eindheffingsloon alleen voor de meerwaarde ten koste van de vrije ruimte (artikel). Het eindheffingsloon ter waarde van de noodzakelijke voorziening neemt door de gerichte vrijstelling geen vrije ruimte in beslag. De gerichte vrijstelling op grond van het noodzakelijkheidscriterium loopt ook geen gevaar als je onderneming een eigen bijdrage vraagt van werknemers voor het privégebruik van de noodzakelijke voorziening. Die eigen bijdrage kan ook als doel worden opgenomen in de cafetariaregeling, zodat werknemers deze kunnen uitruilen met brutoloon. Je moet ook deze bijdrage dan aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte, om er onbelast loon voor de werknemer van te maken, nu er geen gerichte vrijstelling voor geldt.

Voldoen aan de gebruikelijkheidstoets

Bij de hiervoor genoemde situaties waarin aanwijzing ten laste van de vrije ruimte nodig is, omdat de gerichte vrijstelling op grond van het noodzakelijkheidscriterium niet van toepassing is, geldt dat dit alleen is toegestaan als wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat het als eindheffingsloon aanwijzen van het betreffende loonbestanddeel van een bepaalde omvang niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk eindheffingsloon is.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Kan noodzakelijkheidscriterium uitruil van loon dwarsbomen?

29 april 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Werkkostenregeling (WKR)