Mag een werkgever alle hotelkosten vergoeden?

Publicatiedatum 24 juli 2019

Vanwege een studie of opleiding moeten werknemers soms overnachten in een hotel. Mag de werkgever alle hotelkosten vergoeden of zit er een maximum aan de vergoeding?

Heeft de opleiding een directe relatie met de werkzaamheden, dan mag de werkgever de kosten van een hotelovernachting op basis van de feitelijke kosten vergoeden aan de werknemer. De factuur van het hotel mag op naam van de onderneming worden gezet en later worden doorgestuurd ter betaling. Het gaat hier dan om vergoeding van werkelijke kosten in het kader van tijdelijk verblijf.

Vrijstelling van tijdelijk verblijf

Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking is volledig vrijgesteld. ‘Tijdelijk’ houdt in dat:

  • de werknemer op één dag heen en weer reist tussen zijn woning en zijn werkplek en dat doet op maximaal twintig dagen. Het twintigdagencriterium is dan niet van toepassing;
  • de werknemer heen en weer reist tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij tijdelijke projecten of als de werknemer nog in de wettelijke proeftijd zit.

Reisregeling Binnenland

Voor het verstrekken van een vaste vergoeding kunt u aansluiting zoeken bij het Reisbesluit Binnen- en Buitenland. Hierin zijn normbedragen opgenomen. De ‘Reisregeling Binnenland’ is in werking getreden op 1 april 1993 en geldt voor ambtenaren op reis. Als werknemers op reis vergelijkbaar zijn met ambtenaren, kunt u dit besluit toepassen. Elk jaar worden de maximum onbelaste vergoedingen voor zakelijke verblijfskosten aangepast. Per 1 januari 2019 mogen werkgevers de volgende bedragen onbelast vergoeden:

  • kleine uitgaven overdag: € 4,52;
  • kleine uitgaven ’s avonds: € 9,05;
  • ontbijt: € 10,13;
  • lunch: € 9,16;
  • avondmaaltijd: € 22,99;
  • logies: € 102,59.