Moeten wij declaraties zonder bon accepteren?

Publicatiedatum 10 juli 2019

Mogen wij gemaakte kosten ook vergoeden aan werknemers als zij geen bonnetje of andere vorm van bewijs kunnen laten zien?

Uw organisatie mag in principe de daadwerkelijk gemaakte kosten vergoeden aan werknemers. Hiervoor moeten werknemers echter wel bonnen of facturen indienen bij uw financiële administratie.

Voor declaraties geldt bewaarplicht

Deze declaraties moet u in uw administratie bewaren. Dit is noodzakelijk omdat deze informatie onder de fiscale bewaarplicht valt. Iedere administrateur is verplicht om deze administratieve documenten zeven jaar te bewaren. Als er geen bonnen zijn, maar het wel aannemelijk is dat de kosten zijn gemaakt, kunnen deze ook worden vergoed. Dit is echter niet verstandig, want hier kan discussie over ontstaan met de Belastingdienst. Dit is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Als een werknemer bijvoorbeeld een heenrit heeft gemaakt met een taxi en daar wel een bon van heeft, is het aannemelijk dat hij eenzelfde bedrag besteed heeft aan de terugreis. Hetzelfde geldt ten aanzien van de maaltijden. Als de kosten voor de maaltijden waar hij geen bon van heeft, gelijk zijn aan de overige maaltijden waar wel een bon van voorhanden is, kunt u voor de vergoeding aansluiten bij deze andere maaltijden, maar dit is wel risicovol! Voor de kosten van tijdelijk verblijf buiten de werkplek (dienstreizen) geldt overigens een gerichte vrijstelling. Deze kosten komen niet ten laste van de vrije ruimte van uw organisatie.