Onkosten vergoeden, mag dat zonder factuur?

22 juli 2019

Soms hebben werknemers geen factuur voor de gemaakte kosten. Kan onze organisatie in dat geval wel gewoon een kostenvergoeding geven?

Het korte antwoord luidt: dat kán wel, maar heel erg handig is het niet. Werkgevers kunnen in principe de zogenoemde daadwerkelijk gemaakte kosten vergoeden aan werknemers. Hiervoor moeten werknemers wel bonnen of facturen indienen. Die declaraties moet u in de financiële administratie bewaren.

Fiscale bewaarplicht

Dat facturen noodzakelijk zijn komt doordat deze informatie onder de fiscale bewaarplicht valt, wat wil zeggen dat uw organisatie de documenten zeven jaar moet bewaren. Als er geen bonnen zijn, maar het wel aannemelijk is dat de kosten zijn gemaakt, kunt u de kosten ook vergoeden aan uw werknemer. Dit is echter niet verstandig, want hier kan discussie over ontstaan met de Belastingdienst. Bijvoorbeeld over de vraag of de gemaakte kosten dan wel mogen vallen onder een gerichte vrijstelling, waardoor de vergoeding onbelast is. Of er discussie ontstaat, zal per geval verschillen. Als een werknemer bijvoorbeeld een heenrit heeft gemaakt met een taxi en daar wel een bon van heeft, is het aannemelijk dat hij eenzelfde bedrag besteed heeft aan de terugreis. Hetzelfde geldt ten aanzien van de maaltijden. Als de kosten voor de maaltijden waar hij geen bon van heeft, gelijk zijn aan de overige maaltijden waar wel een bon van voorhanden is, kunt u voor de vergoeding aansluiten bij deze andere maaltijden.