Van wie is de laptop die wij via de vrije ruimte vergoeden?

Question

Wij vergoeden laptops die werknemers zelf kopen. Door ze als eindheffingsloon onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling blijven ze onbelast voor de werknemer. Zijn deze laptops eigendom van de werknemer of van ons?

Accepted Answer

Als je een laptop hebt vergoed of verstrekt, is de laptop in principe eigendom van de werknemer. Heb je de laptop ter beschikking gesteld, dan blijft deze eigendom van jouw organisatie. Houd er rekening mee dat als je de laptop vergoedt en deze dus eigendom blijft van de werknemer, hij ook vrij is om er allerlei programma’s op te installeren. Dit kan een veiligheidsrisico opleveren. Je kunt hem er dan alleen voor waarschuwen of je moet hem een andere laptop geven om mee te werken.

Drie voorwaarden

Je kunt deze veiligheidsrisico’s voorkomen als de vergoeding gericht is vrijgesteld op basis van het noodzakelijkheidscriterium. Dan moet wel voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

De voorziening is naar het redelijke oordeel van jouw organisatie noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
De werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan jouw organisatie betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
De laptop mag geen onderdeel uitmaken van een cafetariaregeling.

Noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat betekent dat de werknemer de laptop voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat zakelijke gebruik is daarbij niet van belang. Het gaat erom dat de voorziening naar jouw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en je dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. In deze situatie kun je de laptop fiscaal als werklaptop behandelen en veiligheidsrestricties geven die redelijkerwijs nodig zijn. In deze situatie is de laptop dus niet meer echt privé, omdat de werknemer hem bij je moet inleveren als hij uit dienst treedt.

Meer leren over dit onderwerp? Volg ook de training WKR in de praktijk.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Van wie is de laptop die wij via de vrije ruimte vergoeden?

18 mei 2026

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Werkkostenregeling (WKR)