Waarom zijn intermediaire kosten geen loon?

Question

Onze organisatie mag intermediaire kosten aan werknemers onbelast vergoeden, omdat ze geen loon vormen. Hoe zit dat precies en wanneer is er precies sprake van intermediaire kosten?

Accepted Answer

In principe zijn alle vergoedingen die de werknemer van je als werkgever ontvangt loon. Je hebt daarbij te maken met de regels van de werkkostenregeling (WKR). Voor sommige vergoedingen is bepaald dat ze bij wijze van uitzondering geen (belast) loon zijn. Zulke vergoedingen vallen dus buiten de WKR. Dit geldt ook voor intermediaire kosten.

Wat zijn intermediaire kosten?

Van intermediaire kosten is sprake als werknemers kosten maken in opdracht van of namens je onderneming, en zij feitelijk als intermediair fungeren. De werknemer schiet de kosten dan als het ware voor. De vergoeding die je werknemers betaalt voor door hen gemaakte intermediaire kosten vormt geen loon en is dus onbelast.

Het gaat hierbij om een terugbetaling van wat de werknemer namens je onderneming hebt voorgeschoten, en niet om een beloning voor verrichte arbeid of om een vergoeding van kosten die de werknemer maakt om de dienstbetrekking naar behoren te vervullen.

Kosten namens de onderneming

Voorbeelden van intermediaire kosten zijn:

kosten voor zaken die dienen voor externe representatie van je onderneming, zoals een fles wijn of bloemen die de werknemer voor een klant koopt;
kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer, zoals een wasbeurt voor de auto van de zaak die de werknemer zelf afrekent en die je later terugbetaalt;
de kosten voor spullen die tot het vermogen van je onderneming gaan behoren, zoals een whiteboard en markeerstiften die de werknemer op weg naar een presentatie aanschaft of denk aan een laptop om thuis mee te werken waarvan de werknemer de factuur vooruitbetaalt.

Alsnog belast loon

Let op: als je de zaken waarvan de werknemer de kosten namens je onderneming hebt voorgeschoten – en die je hem dus onbelast hebt vergoed – later aan hem ter beschikking stelt of verstrekt, kan er wel alsnog sprake zijn van loon.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Waarom zijn intermediaire kosten geen loon?

14 juli 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Werkkostenregeling (WKR)