Waarom zijn intermediaire kosten geen loon?

24 juli 2019

Intermediaire kosten mogen we onbelast vergoeden, omdat ze geen loon vormen. Hoe zit dat?

In principe zijn alle vergoedingen die de werknemer van u als werkgever ontvangt loon. U heeft daarbij te maken met de regels van de werkkostenregeling (WKR). Voor sommige vergoedingen is bepaald dat ze bij wijze van uitzondering geen (belast) loon zijn. Zulke vergoedingen vallen dus buiten de WKR. Dit geldt ook voor intermediaire kosten. Van intermediaire kosten is sprake als werknemers kosten maken in opdracht van of namens uw onderneming, en zij feitelijk als intermediair fungeren. De werknemer schiet de kosten dan als het ware voor. De vergoeding die u werknemers betaalt voor door hen gemaakte intermediaire kosten vormt geen loon en is dus onbelast.

Kosten voor externe representatie 

Het gaat hierbij om een terugbetaling van wat de werknemer namens uw onderneming heeft voorgeschoten, en niet om een beloning voor verrichte arbeid of om een vergoeding van kosten die de werknemer maakt om de dienstbetrekking naar behoren te vervullen. U kunt denken aan kosten voor zaken die dienen voor externe representatie van uw onderneming, zoals een fles wijn of bloemen die de werknemer voor een klant koopt. Of denk aan kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer, zoals een wasbeurt voor de auto van de zaak die de werknemer zelf afrekent en die u later terugbetaalt. Het kan ook gaan om spullen die tot het vermogen van uw onderneming gaan behoren, zoals een whiteboard en markeerstiften die de werknemer op weg naar een presentatie aanschaft of denk aan een laptop om thuis mee te werken waarvan de werknemer de factuur vooruitbetaalt.
Let op: als u de zaken waarvan de werknemer de kosten namens uw onderneming heeft voorgeschoten – en die u hem dus onbelast heeft vergoed – later aan hem ter beschikking stelt of verstrekt, kan er wel alsnog sprake zijn van loon.